Het aanvragen van een betaling op een achterstallige factuur vereist een benadering die assertiviteit en professionaliteit in evenwicht houdt. Houd gedetailleerde records bij om het proces gemakkelijker te maken en houd facturen bij op basis van het nummer en de servicedatum. Definieer uw betalingsvoorwaarden op elke factuur, zodat u kunt verwijzen naar uw bedrijfsbeleid bij het verzamelen en opvolgen van vragen.
Vriendelijk telefoontje
Bel om de betaling op een late factuur te vragen. Dit kan vooral effectief zijn als u een vertrouwde relatie met de klant hebt en aanneemt dat de late betaling een vergissing was. Bijvoorbeeld: "Hallo Stan, dit is Jane Smith met ABC Company. Ik wil zeker weten dat je de factuur hebt ontvangen die we je hebben gestuurd voor de verzending van vorige maand. Het was van 15 januari 2015. Het is tien dagen te laat, dus ik vraag me af of het misplaatst is geworden? Ik kan je nu een exemplaar sturen als je wilt. '
Formele telefoonoproep
Als u probeert een factuur te ontvangen die is betaald via de boekhoudafdeling van een groot bedrijf of door een onbekende individuele klant, is een meer formele toon van toepassing. Identificeer jezelf, wees specifiek over de aard van de oproep en maak je verzoek. "Dit is Jane Smith met ABC Company. Ik bel met betrekking tot Invoice # 1234 per e-mail op 15 januari 2015. De factuur is momenteel niet betaald en ik bel vandaag om te vragen wat voor soort betalingsafspraken u wilt maken."
Schriftelijk verzoek
Net zoals bij formele en informele telefoontjes, hangt de manier waarop u een schriftelijk verzoek tot betaling doet af van de aard van uw zakelijke relatie. Een informele e-mail aan een vaste klant kan eenvoudig zijn, zoals: "Gewoon inchecken op uw openstaande factuur van vorige maand. Ik voeg een ander exemplaar toe voor het geval je het nodig hebt. "Het kan ook formeel en assertief zijn, rekening houdend met de aard van de delinquentie en de gevolgen voor voortdurende niet-betaling. "Als dit account langer dan 30 dagen na de factuurdatum onbetaald blijft, wordt u onderworpen aan een verlate vergoeding van 10 procent en toekomstige inspanningen voor de verzameling."
Betaling eenvoudig maken
Geef de aangepaste opties bij het uitvoeren van uw betalingsverzoek om de transactie te versnellen. Bied bijvoorbeeld aan om betalingen via een creditcard te accepteren via de telefoon, contant of per postorder of via elektronische betaling via een website voor online bankieren of e-betalen. Vraag om onmiddellijke betaling om verdere vertragingen te voorkomen. Als de klant niet kan betalen, vraag dan om een gedeeltelijke betaling of een overeenkomst om te betalen op een vooraf bepaalde datum in de toekomst. Zet alle overeenkomsten schriftelijk vast.
Neem juridische stappen
Uw betalingsverzoek kan meer gewicht in de schaal leggen als u een advocaat hebt die het opstelt. Dit kan een overweging zijn wanneer het uitstaande factuurbedrag aanzienlijk is of meer dan 90 dagen te laat is. U kunt ook een rechtbank voor geringe vorderingen overwegen of een incassobureau in dienst nemen om u te helpen bij uw inspanningen. Laat niet onbetaalde accounts maanden achter elkaar blijven hangen. Hoe langer een factuur onbetaald blijft, hoe groter de kans dat u de betaling helemaal niet ziet.
