Financiële spreadsheets helpen bedrijven bij het opstellen en beoordelen van financiële informatie. Het zijn goedkope opties voor financiële analyse en kunnen gemakkelijk door het meeste personeel van het bedrijf worden gebruikt. Spreadsheets worden ook gebruikt in combinatie met het managementinformatiesysteem van het bedrijf en creëren een solide rapportagesysteem voor managementbeslissingen.
De feiten
Geautomatiseerde spreadsheets hebben de manier veranderd waarop bedrijven omgaan met de informatie van hun bedrijfsactiviteiten. Microsoft Excel is het primaire spreadsheetprogramma dat momenteel wordt gebruikt voor het beheren en rapporteren van informatie. Spreadsheets worden voornamelijk gebruikt voor financiële informatie die wordt gerapporteerd vanuit bedrijfsactiviteiten, waardoor de nauwkeurigheid van de boekhoudafdeling aanzienlijk wordt verbeterd. Sommige bedrijven maken ook facturen aan vanuit de boekhoudpreadsheets.
Makkelijk te gebruiken
De meeste financiële spreadsheetfuncties zijn relatief eenvoudig uit te voeren. Accountants kunnen grote hoeveelheden gegevens verwerken door spreadsheets te gebruiken die basisberekeningen uitvoeren, tijd besparen en minder wiskundige fouten maken. Spreadsheets kunnen ook per e-mail worden verzonden naar andere afdelingen of worden opgeslagen op een netwerksysteem voor gebruik door andere werkstations in een bedrijf. Als medewerkers onbekend zijn met het gebruik van spreadsheets, hebben uitzendbureaus meestal goedkope cursussen die het bedrijfspersoneel kan bijwonen voor training.
Boekhoudfuncties
Vrijwel alle boekhoudfuncties kunnen worden verwerkt door financiële spreadsheets: budgetten, afschrijvingsschema's, accountreviews en financiële overzichten. Het voorbereiden van deze informatie vereist meestal dat er een standaard spreadsheetformulier wordt gemaakt en vervolgens kan de financiële informatie worden ingevoerd via papierwerk van de afdeling. Het standaardformulier wordt vervolgens elke maand opgeslagen voor overzicht op maand- of jaarbasis.
Bedrijfsanalyse
Het analyseren van financiële informatie vanuit spreadsheets is een snel en eenvoudig proces zodra het boekhoudproces is voltooid. Een standaard spreadsheet met financiële ratio's kan worden gemaakt waarbij de informatie direct wordt gevuld vanuit de boekhoudpreadsheets. Dit bespaart het management ontelbare uren van poring door informatie om de nummers te vinden die nodig zijn voor de verhoudingen.Financiële overzichten kunnen ook worden aangemaakt door de spreadsheet van de financiële overzichten aan andere spreadsheets te koppelen en de informatie automatisch in te vullen.
MIS Exporteren
De meeste managementinformatiesystemen en boekhoudsoftware zullen financiële informatie exporteren naar een spreadsheet voor managementbeoordeling. Deze functionaliteit helpt accountants standaardrapporten van de bedrijfssoftware te nemen en onnodige informatie te verwijderen. Financiële informatie kan ook worden geëxporteerd vanuit de software en vervolgens automatisch worden ingevoerd in de standaard accounting-spreadsheets, waardoor er minder doorlooptijd is voor managementrapporten.
