Seizoensgebondenheid, 24-uurs serviceverwachtingen en de mogelijkheid om zich aan te passen aan een steeds veranderende omgeving, maakt georganiseerde workflows van vitaal belang voor efficiënte hotelactiviteiten. Hoewel de werkzaamheden soms vloeiend verlopen, kunnen tijdens drukke tijden dezelfde activiteiten elkaar overlappen. Dit maakt een efficiënt communicatiesysteem tot een belangrijk deel van de regels, routes en rollen die deel uitmaken van een georganiseerde hotelworkflow.
Plan de workflow
Maak een verticaal werkstroomdiagram dat elke afdeling of gebied identificeert en de volgorde van taken weergeeft met behulp van tekstvakken, pijlen en cijfers verbinden om de richting van de werkstroom te identificeren. Voor een klein hotel kunnen deze klanten, de receptie en de huishoudelijke afdeling zijn. Het diagram zou bijvoorbeeld het boeken van een kamer verbrokkelen in elk van de deelstappen: een gast maakt een reservering, ontvangt een bevestiging en komt aan bij de receptie, waar medewerkers van de receptie het inchecken verwerken. Wanneer de gast uitcheckt, verwerkt de receptie de kassa en meldt deze aan de huishouding.
Taken analyseren
In een werkomgeving van een hotel zijn er momenten waarop taken en verantwoordelijkheden elkaar moeten overlappen. Gebruik het werkstroomdiagram als referentie en analyseer taken die tijdens elke dienst worden uitgevoerd om beter te anticiperen op personeelsbehoeften. Medewerkers van de derde ploeg kunnen bijvoorbeeld lichte huishoudelijke taken en aanvullende administratieve taken uitvoeren, zoals het bijwerken van de reserveringsdatabase of het beantwoorden van e-mails. Dit kan een einde maken aan de noodzaak om de nachtelijke schoonmaak te plannen en tijd vrij te maken voor medewerkers die voor de eerste en tweede keer werken.
Werknemers inplannen
Zowel personeelsplanning als taakdeadlines moeten flexibel zijn. Als uw normale inchecktijd bijvoorbeeld 's middags is, moet de huishouding de kamers op dat moment schoon en klaar hebben. U moet echter tijdens drukke tijden planningen aanpassen of tijdelijke werknemers aannemen. Hetzelfde geldt voor receptiepersoneel. Als u normaal gesproken overdag twee personen en één persoon van de ene dag op de andere plant, moet u mogelijk werkschema's aanpassen - soms met weinig voorafgaande kennisgeving - om overlappende dekking te bieden tijdens drukke tijden.
Communicatie Planning
Een goed communicatieplan is essentieel voor een georganiseerde hotelworkflow. Bekijk het workflowdiagram en identificeer kritieke communicatiepunten. Voorbeelden hiervan zijn shift-change vergaderingen, oproepprocedures, noodsituaties bij het huishouden en procedures voor het bijwerken van incidentele aankopen die gasten tijdens hun verblijf doen. Huishoudelijke medewerkers moeten bijvoorbeeld de receptie informeren wanneer een gast voorwerpen uit de koelkast van de kamer haalt. Neem procedures op voor het communiceren van werkstroomwijzigingen om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien. Dit kan ook inhouden dat extra apparatuur moet worden aangeschaft, zoals een tweewegsradio of een mobiele telefoon voor oproepkrachten.
