Een taak is een werkeenheid. De omvang van een taak kan uiteenlopen van een zaak die minimale arbeid vereist, tot een taak die veel arbeid vergt en waarbij een groot aantal subtaken betrokken zijn bij de voltooiing ervan. Taken zijn over het algemeen gerelateerd aan specifieke, in de tijd beperkte doelen en doelstellingen. Daarom zijn het organiseren en volgen van taken belangrijk om doelen te bereiken. Door taken op papier of op een computerprogramma te zetten, neemt u de controle over uw dag en uiteindelijk uw doelen en doelstellingen voor de korte en lange termijn.
Items die je nodig hebt
-
Te doen lijst
-
Kalender
Doorloop uw takenlijst en plaats een numerieke waarde voor elk item op basis van de gemeten prioriteit. Dit ordent je acties op een manier die je de beste kans geeft om de meeste impact te hebben in de loop van de dag. Geef prioriteiten aan taken door te beslissen over het belang van elke taak voor uw doelen en doelstellingen. Sommige taken krijgen een natuurlijk gevoel van urgentie, terwijl anderen u misschien even stil houden om te evalueren of ze echt belangrijk zijn.
Schat de tijd nodig voor het uitvoeren van elke taak. Plaats een tijdbereik dat de minimale en maximale tijdverdeling instelt om elke taak uit te voeren. De hoeveelheid tijd die nodig is om een taak te voltooien, kan van invloed zijn op de prioriteit van die dag. Een eenvoudige klus die vijf minuten in beslag neemt, kan bijvoorbeeld prioriteit hebben boven een taak met relatief meer belang die drie tot vijf uur in beslag neemt. Taken die langere tijdsperioden nodig hebben om te voltooien, moeten natuurlijk over een langere tijd worden gekalend.
Stel deadlines in voor elke taak. Deadlines richten uw aandacht en moedigen uw compliance aan. Sommige taken hebben deadlines die door externe partijen zijn ingesteld, zoals die door klanten of externe instellingen zijn vastgesteld. Voor andere taken moet u een deadline vaststellen. Dit wordt gevormd door factoren zoals de hoeveelheid tijd die nodig is om de taak te voltooien en of de taak van anderen vereist is om de taak te voltooien. Bij het delegeren van taaktoewijzingen helpt het ook om verzoeken af te leveren met deadlines die iets eerder zijn dan uw eigen deadline voor de taak.
Plan taken. Dit houdt in dat je beslist hoe je taken en activiteiten in je agenda kunt indelen. Overweeg de natuurlijke relatie tussen taken bij het plannen ervan. U zult de meeste efficiëntie behalen door gelijksoortige taken samen te bundelen, bijvoorbeeld door facturen voor verschillende projecten op een bepaald tijdstip in te vullen. Houd ook rekening met uw persoonlijke energiepieken in de loop van de dag bij het plannen van taken. Als je mentale kracht piekt tijdens de ochtenduren, plan dan taken die gedurende die tijd optimale mentale aandacht vereisen. Als je energie voor 15.00 uur ondergaat, is dit wellicht de beste tijd om eenvoudige taken in te plannen.
Flexibel zijn. U kunt prioriteiten stellen, deadlines bepalen en taken plannen op een manier die uw tijd zo efficiënt mogelijk gebruikt, alleen om een telefoontje te krijgen van iemand wiens eigen urgentielijst uw tijd en aandacht vereist. Laat dit je inspanningen niet ontsporen. Time managementtechnieken omvatten factoring in flextijd in uw dagelijkse schema. Als een haalbare optie is, moet u bepaalde perioden ook instellen als "verstoringvrije tijd" voor taken waarvoor een hoge mate van concentratie vereist is.
Volg en markeer uw voortgang. Ontwikkel een visueel stroomdiagram of een grafiek van uw takenlijst met activiteiten. Ontwikkel individuele activiteitenstroomschema's voor belangrijke taken met een reeks subtaken. Terwijl u taken en subtaken voltooit, kruist u ze van uw lijst. Bekijk aan het einde van elke dag en aan het einde van elke werkweek uw voortgang en reorganiseer uw taken met nieuwe lijsten en diagrammen voor de nieuwe dag en de nieuwe week.
Tips
-
Bepaal of u over voldoende bronnen beschikt om een taak te voltooien. Kwaliteit van werk is over het algemeen belangrijker dan het halen van een deadline.
