We zijn allemaal een winkelmanager of eigenaar tegengekomen die niet gelooft in het adagium "De klant heeft altijd gelijk." Of het nu gaat om een uitverkoop die niet wordt gehonoreerd of een slechte klantenservice, schreeuwen en een scène maken, zal het probleem niet oplossen. In feite kan het de situatie alleen maar verergeren. Hoe hard het ook mag klinken, het is belangrijk om kalm te blijven en te weten dat er een productievere manier is om een probleem met een bedrijf op te lossen.
Weet met wie je contact moet opnemen. Uw klacht heeft een grotere kans om te worden gehoord als u de klacht richt tot een specifieke persoon in plaats van 'voor wie deze betrekking heeft'. Als de persoon waarover u klaagt een manager is, zoekt u de naam van de eigenaar van de winkel of iemand in het hoofdkantoor. U kunt deze informatie meestal op de website van het bedrijf vinden.
Documenten bezorgen. Kopieën van alle ontvangsten bij uw brief voegen. Bewaar een kopie voor uw administratie.
Wees professioneel. Als je nog steeds over het incident woedt, begin dan niet te schrijven voordat je bent gekalmeerd. Het is niet professioneel om pijn en lijden te wensen. Geef alstublieft aan wat u denkt dat ze deden verkeerd was en leg uit waarom.
Vertel het bedrijf hoe u gecompenseerd wilt worden. Het is belangrijk om te vermelden hoe u wilt dat het bedrijf dit probleem oplost. Wilt u een terugbetaling of alleen een verontschuldiging? Wees bereid om te onderhandelen als uw verzoek niet wordt voldaan. Iets is beter dan helemaal niets.
Opvolgen. Een enkele klachtenbrief is misschien niet genoeg om een verschil te maken. Neem opnieuw contact op met het bedrijf met een andere brief als u op de door u gewenste deadline nog niemand heeft gehoord.
Neem contact op met externe bronnen. Voor het oplossen van een klacht moet u mogelijk een externe bron betrekken, zoals het Better Business Bureau in uw omgeving of de plaatselijke Kamer van Koophandel.
