Als het schrijven van een zakelijke brief ontmoedigend lijkt, kan het handig zijn om te weten dat alle zakelijke brieven een standaardsjabloon moeten volgen. De sjabloon kan voor vrijwel elke bedrijfssituatie worden gebruikt en kan ook in e-mail worden gebruikt.
Datum
Begin met uw brief door de volledige datum van uw brief ongeveer twee centimeter van de bovenkant aan de linkerkant van het papier te schrijven. In de Verenigde Staten worden datums altijd geschreven als maand, datum en jaar: 23 april 2009.
Adressen en aanhef
Zet een regel neer vanaf de datum en plaats je straatadres op een regel, je stad, provincie en postcode op de volgende regel en je e-mailadres op de derde regel. Laat nog twee regels vallen en plaats de naam van de ontvanger op de eerste regel, haar titel op de volgende regel daaronder, haar bedrijfsnaam op de derde regel, het straatadres van het bedrijf daaronder, en de stad, staat en postcode van haar bedrijf daaronder. Begin uw brief met "Beste" en of mevrouw of meneer en de achternaam van de persoon, tenzij u weet dat de persoon een andere eed, zoals Dr. of Rev., gebruikt, gevolgd door een dubbele punt. De bovenkant van uw brief, onder de datum, ziet er als volgt uit:
123 Your Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
Mevrouw Clara Wills Human Resources Director 456 Company Road Companycity, ST 67890
Geachte mevrouw Wills:
Lichaam
Maak voor het hoofdgedeelte van je brief elke alinea links uitgelijnd (zelfs met de linkermarge) en laat een streep tussen de alinea's. Uw schrijven in de hoofdtekst van de brief moet professioneel en to the point zijn: vermeld duidelijk de aard van de brief, uw redenen om deze te verzenden en wat u hoopt te winnen als reactie op de brief. Scheid elk idee van de brief in een afzonderlijke alinea. Als u meer dan één verzoek of doel voor uw brief hebt, vermeldt u ze beide in uw inleidende alinea en behandelt u ze vervolgens volledig, maar afzonderlijk in de volgende paragrafen. Vermijd het gebruik van afkortingen of afkortingen omdat ze voor verwarring kunnen zorgen: geef precies weer waar u het over hebt. Gebruik de juiste grammatica en spelling en spelling altijd uw letter voordat u deze verzendt.
Sluitend
Beëindig uw zakelijke brief met "Oprechtheid" of "Met vriendelijke groeten." Laat vier vakken in een gedrukte brief vallen en zet uw volledige naam op de voorgrond. Log in op de spatie tussen het sluiten en uw naam. Zet in een e-mail uw naam op de volgende regel na uw sluiting.
