Iedereen heeft een slechte klantenserviceervaring gehad en in deze dag verwachten we meer van ons geld. Als u een correct geformuleerde brief aan de juiste persoon schrijft om uit te leggen wat er is gebeurd, krijgt u mogelijk een terugbetaling of vervanging, afhankelijk van uw probleem.
Verzamel de feiten. Als je een aankoopbewijs hebt, laat dat dan voor je liggen. Zorg ervoor dat u de datum en het tijdstip van het incident weet, evenals de naam van de verantwoordelijke medewerker, indien mogelijk.
Krabbel eerst uw klachten op. Soms na een ervaring met slechte klantenservice, bent u misschien boos en denkt u niet rationeel. Krabbel eerst alles naar beneden en haal het uit je systeem!
Zoek uit wie de brief moet sturen. Als een medewerker je slecht behandeld, zoek dan uit wie de winkelmanager is. Een snelle blik online of een kort telefoontje vindt u deze informatie. Als het een manager was, moet u weten wie de eigenaar of regiomanager is om de brief in goede handen te krijgen. Veel grotere bedrijven hebben een formulier dat u online kunt invullen, maar die bijna nooit een antwoord krijgen. Het is beter om je eigen brief te schrijven en te verzenden.
Begin met het schrijven van je brief. Probeer in de eerste paragraaf iets over het bedrijf of de ervaring te vermelden. Als je daar eerder zonder problemen hebt gewinkeld, vertel ze dat dan. Het toevoegen van enkele positieve opmerkingen zal de algehele toon van de brief helpen.
Leg in de volgende alinea ('s) de situatie uit. Maak een lijst van de datum, tijd en naam van de werknemer en ga in detail over wat er fout is gegaan en waarom het onacceptabel voor u was.
Na je lijst met klachten voeg je een alinea toe met wat je vraagt om de dingen recht te zetten. Als je ging eten en het eten vreselijk was, vraag dan om een gratis maaltijd zodat je hun restaurant nog een kans kunt geven. Als het product rommel was, vraag dan om restitutie, zodat u elders een beter product kunt kopen. Als u alleen maar schrijft om hen bewust te maken van een slechte situatie, vertel hen dat dan.
Sluit uw brief door opnieuw positief te vermelden over het bedrijf of de dienst.
Onderteken uw brief en voeg uw naam, adres en telefoonnummer toe onder uw handtekening, zodat de manager / eigenaar contact met u kan opnemen.
De beste manier om deze brief in de juiste handen te krijgen, is deze indien mogelijk af te leveren. Als de situatie lokaal is gebeurd, ga dan naar de winkel en vraag om de persoon te spreken aan wie je de brief hebt gericht. Dit levert u veel snellere resultaten op. Je kunt de letter dan en daar uitleggen of je kunt hem gewoon aan hen overhandigen en vertrekken.
Als handuitlevering niet mogelijk is, mail dan de brief.
Geef de manager een week of zo om bij je terug te komen. Als u na die tijd niets hoort, bel ze dan en vraag of uw brief is ontvangen. Vaak werken ze aan een plan om u als klant te behouden en soms duurt het meer dan een paar dagen om dit te achterhalen.
Als het bedrijf alles in het werk stelt om dingen recht te zetten, vertel mensen dat dan. Goede klantenservice verdient het om mondeling verspreid te worden!
Tips
-
Schrijf de brief niet als je nog steeds boos bent. Geef jezelf een paar dagen om te kalmeren als dat nodig is.
