Medewerkers van de klantenservice zijn in dienst bij bijna elke branche. Ze fungeren als schakel tussen de bedrijven of organisaties waarvoor ze werken en hun klanten. Medewerkers van de klantenservice werken via telefoon, brief of internet om te reageren op vragen, informatie te verstrekken, klachten af te handelen, richtlijnen te geven, accounts bij te werken of bij te werken en problemen op te lossen. Ze kunnen zich op een bepaald gebied specialiseren, zoals facturering of technische ondersteuning. De taken van vertegenwoordigers van de klantenservice zijn afhankelijk van de aard van hun werkgever. Omdat klantenservice van invloed is op de reputatie en de winsten van bedrijven, is het belangrijk dat vertegenwoordigers van de klantenservice de bekendste methoden gebruiken om klanten tevreden te houden, tevreden te houden en voor meer terug te keren.
Beantwoord klantenverzoeken of vragen snel. Als er een oproep wordt gedaan, beantwoordt u deze zo snel mogelijk of stuurt u een nieuwe omleiding om ervoor te zorgen dat klanten tijdig de benodigde hulp ontvangen.
Geef een vriendelijke begroeting en maak een goede eerste indruk bij een klant. Gebruik de naam van de klant indien nodig om een persoonlijke ervaring te garanderen. Behandel de klant eerlijk, beleefd en met respect. Wees beleefd en lach.
Luister aandachtig en beleefd naar de verzoeken, problemen of vragen van een klant. Sta de klant toe te ventileren, informatie te delen of zoveel vragen te stellen als hij nodig heeft.
Excuseer oprecht en verontschuldig de problemen wanneer dat nodig is. Krijg inzicht in wat de klant nodig heeft en bepaal een actieplan. Stel open vragen om te bepalen wat de klant nodig heeft.
Los situaties op of beantwoord vragen tijdig. Als zich een probleem voordoet dat u niet kunt oplossen of het antwoord niet weet, kunt u hulp krijgen van een andere medewerker van de klantenservice of een supervisor. Gebruik de hulpmiddelen die door het management worden geboden om aan de behoeften van de klant te voldoen. Een terugbetaling, vervanging, extra hulp of geschenk kan in orde zijn. Alle problemen kunnen niet worden opgelost met restituties. Bied een alternatief als de oplossing niet bevredigend is voor de klant.
Bied doorlopende service of hulp aan. Nadat een probleem is opgelost, laat u de klant weten dat uw afdeling beschikbaar is voor voortdurende hulp of expertise.
Volg snel problemen of claims op. Houd beloften, volg de voortgang van multistep-oplossingen en zorg ervoor dat problemen volledig worden opgelost.
Geef de klant een vriendelijke afsluitingsgroet. Creëer een positieve en blijvende herinnering zodat de klant de bedrijfsdiensten opnieuw wil terugbrengen of gebruiken.
Tips
-
Wees zo goed geïnformeerd over het bedrijf of de producten als je kunt. Het begrijpen van de producten of diensten en hoe ze werken is belangrijk bij het assisteren van klanten en het beantwoorden van vragen.
Waarschuwing
Houd de klant op de hoogte. Als een probleem niet onmiddellijk kan worden opgelost, laat het de klant weten. Geef informatie die een ontevreden klant zal sussen. Beloof geen resultaten die onmogelijk te bereiken zijn.
