Het starten en laten groeien van een bedrijf kan ingewikkeld zijn, vooral omdat elke leider zijn eigen aanpak kiest voor het beheren en communiceren met werknemers. Twee belangrijke communicatietheorieën zijn omarmd als een belangrijk onderdeel van de organisatiestructuur. Een daarvan is de theorie van de menselijke relaties, die rond de jaren twintig populair werd tijdens de industriële revolutie. Deze theorie stelt dat mensen ernaar verlangen deel uit te maken van een ondersteunend team. De klassieke theorie daarentegen neemt een meer taakgerichte benadering van het managen van mensen en bedrijven. Hoewel de klassieke managementtheorie door sommigen is afgedaan als verouderd en minder effectief, maken enkele variaties op de theorie het meer haalbaar voor bepaalde soorten organisaties.
Klassiek communicatiemodel
De originele versie van de klassieke benadering werd geïntroduceerd in de jaren 1900 toen managers een manier nodig hadden om efficiënt assemblagelijnen te laten draaien. Dat was toen logisch, want efficiëntie was een topprioriteit voor bedrijven. Het klassieke model, ook bekend als de wetenschappelijke managementtheorie, kijkt naar alle variabelen die betrokken zijn bij het voltooien van een specifieke taak en vindt de best mogelijke methode.
Het vroege probleem met het klassieke communicatiemodel was dat velen vonden dat het de voorkeur had gegeven aan een werkwijze voor assemblagelijnen die niet de beste werkcultuur was om in elk bedrijfstype te creëren. Dit geldt met name in de 21e eeuw, wanneer startups en grote technologiebedrijven streven naar het creëren van een cultuur die hun werknemers aanspreekt in plaats van zich specifiek zorgen te maken over het stroomlijnen van activiteiten. Verschillende auteurs hebben echter wendingen voorgesteld over de klassieke methode die goed werken met sommige organisatiestructuren.
De vier basisprincipes van de klassieke theorie
Voordat u een klassieke aanpak voor uw organisatiecommunicatie kunt overwegen, is het belangrijk om te weten wat het inhoudt. Er zijn vier basisprincipes die de basis vormen van de klassieke theorie.
- Standaard operationele procedures - Het management moet standaard operationele procedures ontwikkelen voor elke rol binnen de organisatie.
- Selectie van werknemers - Tijdens het wervingsproces moeten wervingsmanagers streven naar het vinden van de perfecte pasvorm voor elke functie op basis van de vaardigheden en capaciteiten van de kandidaat.
- Onderbrekingvrije omgeving - Om ervoor te zorgen dat werknemers zo productief mogelijk zijn, moeten managers zich inspannen om onderbrekingen op de werkplek tot een minimum te beperken.
- Werknemers stimuleren - Om productiviteit te garanderen, moeten managers routinematige loonsverhogingen bieden.
De focus van de klassieke theorie ligt op processen, niet mensen. Hoewel mensen een belangrijk onderdeel zijn van het klaren van de klus, denken managers meer na over hoe ze meer muizenvallen kunnen bouwen dan de werknemers die deze muizenvallen samenstellen. De werknemers zijn in dit scenario slechts een middel om een doel te bereiken. Om die reden is de klassieke aanpak meestal beter geschikt voor een omgeving waarin medewerkers repetitieve taken uitvoeren, zoals aan een lopende band of in een postkamer.
De klassieke aanpak en bureaucratie
Aan het einde van de 19e eeuw maakte de Duitse socioloog Max Weber belangrijke opmerkingen over de bureaucratie die werd aangetroffen in de manier waarop organisaties werden opgericht. Hij was de eerste bekende persoon die de term 'bureaucratie' gebruikte, waarbij zijn theorie bekend werd als zowel de bureaucratische theorie van management als de Max Weber-theorie. Zijn theorie was dat bureaucratie de beste manier was om een organisatie te structureren, omdat het een omgeving creëerde waarin alle werknemers gelijk werden behandeld en het werk gelijkelijk werd verdeeld onder iedereen.
Weber beschreef drie soorten macht gevonden in organisaties. Dat zijn traditionele macht, charismatische macht en legale macht, waarbij legale macht een bureaucratie is. Om succesvol te kunnen opereren, geloofde Weber dat alle reguliere activiteiten als officieel moeten worden beschouwd, management moet de autoriteit hebben om regels te maken en te handhaven en regels moeten gemakkelijk gerespecteerd worden binnen de gevestigde opzet van de organisatie.
Fayol's theorie over het managen van mensen
De theorie van Henri Fayol was niet anders dan die van Weber. Zijn theorie, die 14 principes omvat, is gericht op effectief managen van mensen. Van die 14 principes komen vijf manieren waarop het management met werknemers moet omgaan.
- Planning - Om het meest effectief te zijn, is Fayol van mening dat het management elk onderdeel van de processen van een bedrijf moet plannen.
- Organiseren - Een belangrijk onderdeel van efficiënte productie is dat alle materialen en middelen aanwezig zijn wanneer dat nodig is.
- Bevelvoerend - Effectief management betekent het kunnen leiden van werknemersactiviteiten.
- Coördineren - Medewerkerssamenwerking en teamwork zijn belangrijk voor succes, en goede managers faciliteren dat.
- Controlling - Ongeacht hoe beveel een supervisor is, ze is alleen succesvol als werknemers haar opdrachten daadwerkelijk volgen.
Taylor's wetenschappelijke benadering
Een andere theoreticus met zijn eigen benadering van de klassieke theorie was Frederick Winslow Taylor. Taylor en zijn medewerkers worden beschouwd als het eerste team dat een wetenschappelijke benadering volgt bij het bestuderen van werkprocessen. Als onderdeel van hun onderzoek hebben ze nauwkeurig gekeken naar hoe het werk werd uitgevoerd en hoe die methoden de individuele productiviteitsniveaus rechtstreeks beïnvloedden. Zijn overtuiging was dat het optimaliseren van de uitvoering van taken belangrijker was dan het duwen van medewerkers om harder te werken.
Het resultaat van het onderzoek van Taylor was 'The Principles of Scientific Management', gepubliceerd in 1909. Taylor's publicatie suggereerde dat organisaties banen zouden optimaliseren en vereenvoudigen, wat in feite de productiviteit zou verbeteren. Zijn suggestie dat managers en werknemers moesten samenwerken was in die tijd revolutionair omdat vóór zijn publicatie het werk niet op die manier was uitgevoerd. Fabrieksmanagers werden gescheiden van hun werknemers, met medewerkers achtergelaten met een reeks procedures die ze elke dag uitvoerden terwijl ze hun werkproduct produceerden. De belangrijkste stimulans voor werknemers om hun werk goed te doen, was om gewoon niet ontslagen te worden. Taylor's suggesties omvatten het belonen van werknemers voor hard werken door 'een eerlijke dag te betalen voor een eerlijke dag werk', waarbij het ging om het belonen van werknemers die productiever waren met hogere lonen dan degenen die tekort schoten.
Klassieke aanpak in de bedrijfsvoering van vandaag
Hoewel er binnen een organisatie veel verschillende communicatiebenaderingen zijn, kan de klassieke methode een goed begin zijn wanneer u uw bedrijfsstructuur opzet. Zelfs als je kiest voor meer een menselijke relatiesstrategie, kun je principes van de klassieke benadering implementeren, met name de modernere benadering van Taylor. Taylor geloofde dat bedrijven betere resultaten zouden kunnen zien als ze samen aan dingen werken, waarbij werkgevers die werknemers belonen die beter presteerden. Deze structuur is te zien in veel van de hedendaagse bedrijven, of het nu gaat om gloednieuwe startups of grote bedrijven.
Het element van een klassieke aanpak dat u het meest kan helpen, is de hiërarchische structuur die u kunt instellen om ervoor te zorgen dat uw processen efficiënt zijn. Zelfs als je de communicatie tussen je teamleden bevordert, kun je een wetenschappelijke blik werpen op je processen en die items elimineren die je teams in de problemen brengen. Ze kunnen slimmer werken, niet harder, waardoor ze waardevolle energie besparen die ze kunnen gebruiken voor andere taken in het werk. Veel mensen noemen deze benadering tegenwoordig 'lean manufacturing'.
Human Relations Management Technieken
Het andere item op de lijst met theorieën over organisatiecommunicatie is de benadering van menselijke relaties, die in schril contrast staat met de klassieke benadering. Aangezien de aanpak van menselijke relaties echter door veel experts als modern wordt beschouwd, kunt u elementen uit de theorie van menselijke relaties combineren met uw klassieke communicatiestrategie.
De Human Resources Management-theorie stelt dat werknemers zich dagelijks goed willen voelen over het werk dat ze doen. Ze willen zien waar ze passen in het grotere geheel van dingen en voelen zich alsof ze deel uitmaken van het team. Dit is meer een samenwerking tussen management en hun werknemers in plaats van supervisors die opdrachten geven en ervoor zorgen dat ze worden opgevolgd. Hoewel er elementen van de klassieke benadering zijn die deze strategie kunnen aanvullen, plaatst de Human Resources Management-theorie de mens centraal en prijst zijn eigen moraal en carrièreaspiraties boven het werk zelf.
