Systeembenaderingen voor organisatiecommunicatie beschouwen communicatie als een fundamenteel element van het hele bedrijf - van binnen en van buiten. In plaats van communicatieprocessen in silo's op te splitsen, wordt de communicatie op systeemniveau beheerd om ervoor te zorgen dat berichten consistent en op elkaar zijn afgestemd. Het is een belangrijke filosofie voor organisaties die ervoor willen zorgen dat hun doelgroepen dezelfde berichten ontvangen, op het juiste moment en via de juiste communicatiekanalen. Enkele kernbegrippen van systeembenaderingen zijn onderlinge afhankelijkheid van doelstellingen en hun attributen, holisme, doelgerichtheid en inputs / outputs.
interdependentie
Systemen benaderingen van communicatie erkennen dat de vele vormen van organisatiecommunicatie die zowel binnen als buiten organisaties bestaan, integraal met elkaar verweven zijn en bijgevolg onderling afhankelijk zijn. Een mededeling van de CEO tijdens een vergadering kan bijvoorbeeld resulteren in een item in de nieuwsbrief van de organisatie, een post op het bedrijfsintranet en misschien zelfs een interview door de lokale media. Onder erkenning van deze onderlinge afhankelijkheid kunnen organisaties hun communicatie beter plannen en structureren om alle mogelijke kanalen in overweging te nemen. Een bedrijf wil bijvoorbeeld zijn communicatie plannen om eerst te communiceren met het interne publiek, vervolgens met het belangrijkste klantpubliek en uiteindelijk met het consumentenpubliek in het algemeen. Zorgvuldige timing en distributie van berichten zorgen ervoor dat de juiste doelgroepen op de juiste momenten de juiste berichten ontvangen.
Holism
Holisme is een benadering die kijkt naar de som van verschillende activiteiten in totaal, in plaats van de individuele bijdragen van de individuele elementen van de aanpak. Dit komt vrij vaak voor in de advertentiewereld, waar marketeers erkennen dat berichten die via meerdere kanalen worden verzonden, een multiplicatieve impact hebben die groter is dan de som van de delen. Hetzelfde geldt voor organisaties die een systeembenadering van hun bedrijfscommunicatie overwegen. Eén bericht verzonden via meerdere kanalen heeft een impact groter dan de som van elk van de afzonderlijke berichten.
Doel zoeken
Systemen benaderingen van communicatie erkennen dat er een gewenste, beoogde uitkomst is die zal resulteren in communicatiesucces. Het doel van organisatiecommunicatie moet gericht zijn op een gewenste uitkomst, zoals zaken als het verbeteren van medewerkersbetrokkenheid, het verhogen van klanttevredenheid, het vergroten van het bewustzijn van specifieke organisatorische initiatieven, en dergelijke. Naarmate communicatiepublieken worden geïdentificeerd, berichten worden gemaakt en kanalen worden geselecteerd, zijn de doelen bepalend voor de formulering van de strategieën die uiteindelijk bedoeld zijn om de gewenste resultaten te bereiken. Het bedrijf zou bijvoorbeeld de voorkeur kunnen geven aan zijn diensten in vergelijking met concurrenten, door een gat te dichten tussen deze voorkeuren met een bepaald bedrag. Communicatieactiviteiten zouden worden ontworpen om de kloof te dichten en toekomstige metingen zouden aangeven of de resultaten werden bereikt.
Ingangen en uitgangen
Belangrijk is dat effectieve systemen open zijn, niet gesloten. Systeembenaderingen voor organisatiecommunicatie erkennen dat communicatie zowel inputs als outputs omvat. Organisaties die effectief communiceren, erkennen dat ze niet alleen berichten verzenden naar belangrijke doelgroepen, maar ook klaar moeten zijn om berichten te ontvangen. De invoer ontvangen van verschillende doelgroepen kan worden gebruikt om richting te geven aan toekomstige activiteiten en kan dienen als een indicatie van hoe effectief doelen worden bereikt. De sociale mediakanalen van vandaag bieden een breed scala aan mogelijkheden voor dit soort tweerichtingscommunicatie.
