De voorziening voor dubieuze debiteuren wordt gebruikt in de boekhoudmethode om de verwachte verliezen uit hoofde van niet-betaling van leningen of kredietverkopen aan te passen. Deze aanpassing is noodzakelijk bij accrual accounting, omdat sommige kredietverkopen slecht zullen zijn, hoewel de omzet wordt geregistreerd op het moment van de verkoop, ongeacht wanneer contanten worden ontvangen. Er is geen behoefte aan een voorziening voor dubieuze debiteuren in de boekhoudmethode voor contanten omdat de opbrengst alleen wordt geboekt wanneer contanten worden ontvangen.
Algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP)
Kasboekhouding is aantrekkelijk voor veel kleine bedrijven omdat het minder complex is en een toelaatbare methode voor de Internal Revenue Service is voor het berekenen van het belastbaar inkomen. Kasboekhouding is echter niet toegestaan op basis van algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP). GAAP-regels vereisen het gebruik van accrual accounting. Onder GAAP moeten bedrijven "algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving" volgen bij het opstellen van jaarrekeningen en wanneer de onderneming openbaar wordt verhandeld, moeten de financiële overzichten worden gecontroleerd door gecertificeerde openbare accountants.
GAAP-regels voor oninbaarheid
Volgens accrual accounting vereist GAAP dat opbrengsten worden opgenomen op het moment dat de verkoop wordt gedaan. GAAP vereist ook dat oninbare vorderingen worden opgenomen en in mindering worden gebracht op de omzet in dezelfde periode waarin de inkomsten worden gegenereerd. Omdat het onmogelijk is om precies te weten welke accounts slecht worden, zijn er drie GAAP-procedures voor het schatten (voorspellen) van de voorziening voor dubieuze debiteuren: het percentage van de verkoopmethode, de verouderde debiteurenmethode (een variatie op de vorige) en het percentage van de methode voor het ontvangen van einddeclaraties. Nadat u de berekening hebt voltooid, rapporteert u de voorziening voor oninbaarheid op de balans als een aftrekpost op debiteuren.
Percentage van de totale verkoopkredietmethode
Dit is een historische methode die is gebaseerd op de eerdere ervaring van uw bedrijf met niet-ingevorderde rekeningen van de verkoop van kredieten. Uw ervaring uit het verleden geeft bijvoorbeeld aan dat bijvoorbeeld 5 procent van uw totale kredietverkopen in een bepaalde boekhoudperiode slecht zal zijn. Dienovereenkomstig zou u aan het einde van de periode een creditering van uw dubieuze debiteur op uw balans opnemen om uw debiteurensaldo met 5 procent aan te passen (verminderen).
Veroudering van debiteurenmethode
Veroudering gaat ervan uit dat hoe langer een vordering uitstaat, hoe groter de kans is dat deze niet wordt geïncasseerd. Deze methode past een standaardpercentage toe voor elke leeftijdscategorie (bijvoorbeeld 30, 60 of 90 dagen achterstallig). Net als bij de methode voor de totale verkoop van kredieten, baseert u de percentages op historische gegevens. De percentages worden echter op elke leeftijdsgroep toegepast in plaats van op de totale kredietomzet.
Procent van de Ending Accounts Receivable-methode
Deze methode vereist een beoordeling door u, de ondernemer of uw analist na beoordeling van het schema van uitstaande debiteuren aan het einde van de periode. Het vertrouwt op uw kennis en evaluatie van de openstaande rekeningen die waarschijnlijk slecht zullen gaan. U berekent die som als een percentage van uw te ontvangen debiteurensaldo, waardoor uw saldo met hetzelfde bedrag wordt verlaagd.
Bewaar voldoende
Veel conservatieve bedrijfseigenaren geven de voorkeur aan het instellen van grote reserves om onverwachte afboekingen mogelijk te maken. Deze benadering kan echter een manier zijn om de werkelijke winst te onderschatten in de periode waarin de buitensporige reserve is opgebouwd. Ongeacht de GAAP-procedure die u gebruikt voor het berekenen van de voorziening voor dubieuze debiteuren, vereisen ze allemaal uw oordeel als de bedrijfseigenaar. Het werkingsprincipe moet zijn dat van "toereikendheid van de reserve".
