Kasbasisboekingen registreert transacties wanneer contanten en kasequivalenten van eigenaar veranderen, terwijl accrual basisboekingen transacties verwerken op het moment dat ze zich voordoen, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Kosten van oninbare lasten zijn de kosten die een onderneming maakt wanneer een aan haar verschuldigd bedrag oninbaar wordt, en is alleen herkenbaar op grond van opbouw en andere boekhoudkundige grondslagen die het mogelijk maken om onbetaalde inkomsten op rekeningen te boeken. Daarentegen bestaan er geen dubieuze debiteuren onder kasbasis.
Debiteuren
Accrual basis accounting maakt het mogelijk om onbetaalde inkomsten als debiteuren op te nemen, zolang deze inkomsten worden verdiend en realiseerbaar. Verdiend betekent dat de brontransactie voltooid is, terwijl realiseerbaarheid betekent dat er geen reden is om te vermoeden dat het geld niet kan worden verzameld. Ondanks deze voorzorgsmaatregelen kunnen onbetaalde inkomsten oninbaar worden en resulteren in dubieuze debiteuren.
Oninbare schuldlast
Kosten van waardevermindering worden geboekt volgens de methode van directe afschrijving of de aftrek. De methode voor directe afschrijving registreert oninbare rekeningen als oninbare uitgaven wanneer deze rekeningen oninbaar worden geacht, terwijl de aftrekmethode een meer proactieve benadering is die het oninbare deel van de te ontvangen rekeningen in elke periode schat en de oninbare uitgaven registreert om de schatting aan te passen. Afhankelijk van de methode, vermindert het verminderen van dubieuze debiteuren ofwel minder debiteuren die hun schulden niet nakomen of kleinere schattingen van het deel van oninbare vorderingen.
Vermindering van oninbaarheidskosten
Het verminderen van de kosten van oninbaarheid onder de directe afschrijvingmethode houdt in dat het aantal wanbetalingen wordt verlaagd, evenals in gebreke blijvende debiteuren die kleinere schulden hebben. Bedrijven kunnen deze doelen bereiken door hun klantenkring te beperken tot klanten met een grotere liquiditeit en lenere voorwaarden te bieden aan hun debiteuren. Ter vergelijking: het verminderen van dubieuze debiteuren onder de aftrekmethode brengt kleinere schattingen met zich mee van het oninbare deel van de debiteuren. Omdat bedrijven dergelijke schattingen meestal op historische trends baseren, verminderen dubieuze debiteuren de schattingen.
Het elimineren van oninbaarheidskosten
Bedrijven kunnen dubieuze debiteuren elimineren door gebruik te maken van cash-base accounting in plaats van accrual-accounting. Kasboekhouding maakt het niet mogelijk om onbetaalde inkomsten op rekeningen op te nemen. Bedrijven registreren schulden niet als inkomsten of helemaal niet totdat ze contanten verzamelen. Omdat de boekhouding op kasbasis veel minder nauwkeurig is, is deze minder nuttig dan de tegenwaarde van de transactie en is het geen goede oplossing voor het probleem van hoge dubieuze debiteuren.
