Wanneer u een medewerker, leverancier of verzekeringnemer op de hoogte stelt dat hun contract niet wordt verlengd, moet u een niet-verlengingsbrief sturen. Het schrijven van deze brief met tact en professionaliteit kan een minnelijke scheiding mogelijk maken, om nog maar te zwijgen over het besparen van tijd en verdriet. Dit is een ietwat lastige manoeuvre; de niet-verlengingsbrief moet worden uitgebalanceerd tussen een duidelijk aangegeven positie en gevoeligheid voor de emoties van de ontvanger.
Leg duidelijk uw intentie vast
Vermeld duidelijk uw doel. Dubbelzinnigheid kan later de deur openen voor verwarring. Nadat u de naam van het bedrijf of de organisatie in kwestie heeft vermeld, legt u uit dat de lezer niet wordt verlengd. Voor gevoeligere zaken, zoals een werkpositie, moet de brief een telefoongesprek of persoonlijke vergadering bevatten waarin kort de redenen voor niet-verlenging worden uitgelegd.
Voorbeeld:
U ontvangt deze brief omdat u ons momenteel voorziet van een maandelijkse koffieservice voor ons kantoor die we volgende maand moeten annuleren.
Geef het achtergrondverhaal
Geef een eerlijke reden voor niet-verlenging. Uw ontvanger verdient een geldige verklaring voor de beslissing. In veel gevallen kan de reden zo simpel zijn als een beleidswijziging, bezuinigingen of regelmatige beëindiging van de functie. Als de beslissing gebaseerd was op slechte prestaties, zeg dat dan met een voorbeeld. Vermijd cattiness of overdreven beschuldigende verklaringen; blijf kalm en professioneel. Zorg ervoor dat je specifieke incidentrapporten hebt om een back-up te maken van eventuele misstanden of slechte prestaties als de beslissing in twijfel zou komen.
Voorbeeld:
Je wordt niet vernieuwd vanwege je prestaties op het gebied van werk, met name in termen van punctualiteit en inzet voor het werk.
Bespreek beschikbare opties
Verklaar de opties die beschikbaar zijn voor de ontvanger. Voor een beleidsverandering, geef alternatieven en een specifieke datum van beëindiging. In een arbeidsovereenkomst of een niet-verlenging van een leverancierscontract is het van cruciaal belang om niet alleen een tijdschema te geven, maar ook instructies met betrekking tot de resterende vakantietijd en verantwoordelijkheden. Dit is ook een mogelijkheid, mocht u ervoor kiezen, om de ontvanger te informeren over het proces om in beroep te gaan tegen de niet-verlenging. Geef contactgegevens op voor de persoon die verantwoordelijk is voor dat proces of een link naar de juiste website voor meer informatie.
Voorbeeld:
Houd er rekening mee dat uw service bij ons per 1 februari wordt beëindigd. Hoewel we uw services momenteel niet nodig hebben, kunnen we in de toekomst ons budget uitbreiden, dus kom later op het jaar even terug bij ons nadat we onze beoordeling opnieuw hebben uitgevoerd. nodig heeft.
Beleefdheid telt
Wees hoffelijk. In veel gevallen komt een niet-verlenging als een verrassing voor de ontvanger, en het kan een moeilijke brief zijn om te lezen omdat het vaak een grote verandering in het leven of de opbrengst vertegenwoordigt. Bedank de werknemer, verzekeringnemer of leverancier voor hun tijd en bijdragen aan het bedrijf en wens hen, in voorkomend geval, veel succes bij hun toekomstige inspanningen. Let echter niet op eventuele twijfels of twijfels over de beslissing, omdat dit de ontvanger kan suggereren dat hij of zij de beslissing moet betwisten of zelfs voor de rechtbank moet brengen.
Voorbeeld:
Bedankt voor de waardevolle bijdrage die u heeft geleverd aan ons bedrijf. We wensen je veel succes bij toekomstige inspanningen.
Het juiste formaat
Onderteken de brief met uw naam en positie. Geef uw titel en contactgegevens op zodat de ontvanger uw autoriteit in de beslissing begrijpt en u met vragen kan bereiken. Als u alleen een beleidswijziging rapporteert, voeg dan toe dat de niet-verlenging in overeenstemming is met dat beleid en voeg deze toe als referentie.
Zorg ervoor dat u de kleine lettertjes leest
Als u een schriftelijk contract hebt met de persoon of service die u wilt verlengen, lees dan de kleine lettertjes. Er kunnen specifieke details zijn over hoe en wanneer u het contract kunt beëindigen dat u moet volgen, zodat u niet in een contractbreuk terecht komt. Als het een automatisch verlengend contract is, zoals dat voor een maandelijkse service, schrijf dan uw verzoek om te beëindigen in en stuur het naar de juiste afdeling. Zorg ervoor dat u de datum invoert waarop u de service wilt beëindigen. Het is aan u of u de reden wilt opnemen. Als je niet vóór de verlengingsperiode annuleert, kun je vastlopen met een beëindigingsvergoeding, dus noteer eventuele deadlines om te annuleren wanneer je een automatisch verlengend contract afsluit.
