Bedrijfsbeleid en -procedures presenteren richtlijnen aan werknemers en management. Wanneer er vragen zijn over gedrag of operaties, is er beleid om gedrag te sturen en ethische vragen op te lossen. Goed geschreven bedrijfsprocedures zullen een personeelsafdeling helpen bij zijn dagelijkse taken; Begrip van het beleid en weten waar te gaan voor hulp of aanvullende informatie is de sleutel tot de naleving door medewerkers.
Basics
Bedrijfsbeleid schetst aanvaardbaar gedrag en verwachtingen van werknemers, terwijl procedures processtromen en bedrijfsdoelstellingen beschrijven en definiëren. Zowel het beleid als de procedures moeten echter worden ontworpen in het kader van de doelstellingen van de organisatie; beleids- en procedurehandleidingen zijn daarom geschreven met als uiteindelijk doel medewerkers te helpen de algehele missie van het bedrijf te ondersteunen. HR-managers kunnen samenwerken met managers van andere afdelingen om beleid en procedures te maken die uiteindelijk het bedrijf zullen versterken.
Betekenis
Door te specificeren wat van werknemers wordt verwacht, biedt het bedrijfsbeleid een raamwerk waardoor werknemers kunnen excelleren. Het beleidshandboek beschrijft daarentegen ook de stappen die zullen worden genomen als een werknemer bedrijfsregels overtreedt. Dit biedt het bedrijf een wettelijke bescherming; wanneer werknemers zich in de handboeken voor het bedrijfsbeleid aftekenen, erkennen zij geaccepteerde gedragsnormen en zijn hun voortgezette tewerkstelling afhankelijk van het volgen van gedragsregels.
Evenzo omvatten bedrijfsprocedures functieomschrijvingen, plus werknemersactiviteiten en doelen. Als u een procedureshandleiding schrijft, is het handig om na te denken over wat het bedrijf werknemers wil laten doen en hoe en wanneer u het moet doen.
Functie
Bedrijfsbeleid en -procedures mogen niet op een stoffige plank worden bewaard. Handboeken voor beleid en procedures werken het beste wanneer ze actief zijn en regelmatig worden bijgewerkt. Bedrijven evolueren immers voortdurend om aan veranderende bedrijfsbehoeften te voldoen. Daarom moeten HR-managers het beleid en de procedures herzien als een teaminspanning, en op regelmatige basis, misschien maandelijks. Eventuele procedurele wijzigingen, eenmaal geautoriseerd, zouden vervolgens worden verdeeld onder managers voor beoordeling bij hun respectieve afdelingen. Daarnaast is het raadzaam om ondertekende exemplaren van de beoordeling door medewerkers en de acceptatie van het bedrijfsbeleid op jaarbasis te bewaren.
Types
Bedrijfsprocedures beschrijven hoe medewerkers taken zullen uitvoeren, inclusief functiebeschrijvingen, verantwoordelijkheid van de divisies en de rapportagestructuur van de organisatie. Procedures kunnen ook verwachte uitkomsten en individuele doelen omvatten en jaarlijkse normen vaststellen voor de prestaties van medewerkers en afdelingen. Voorbeelden zijn verkoopdoelen per persoon of klantbeoordelingen voor een callcenterteam. Evenzo kan het algemene beleid normen voor gedrag van werknemers omvatten, zoals kledingvoorschriften, aanwezigheidsverwachtingen, vakantie- en vakantietoelagen en beleid inzake seksuele intimidatie.
strategieën
Algemene bedrijfsbeleidslijnen en -procedures moeten worden geschreven met twee doelen voor ogen: duidelijk en beknopt zijn en een dwarsdoorsnede van departementale inbreng hebben. Niemand profiteert van verwarrende bedieningshandleidingen en werknemershandboeken. Daarom, als u bedrijfsbeleid en -procedures schrijft, heeft een korte, to-the-point zinsstructuur, plus illustraties de voorkeur. Als voorbeeld: schrijven "Elke vrijdag tijdens de maanden juni, juli en augustus zijn vrijetijdskledingsdagen", gevolgd door een lijst met aanvaardbare kleding, duidelijk voor zowel werknemers als management wat is toegestaan. Het schrijven van "tijdens de zomer" of het niet opnemen van een lijst met acceptabele kleding zou de regel openlaten voor persoonlijke interpretatie die zou kunnen leiden tot problemen als een werknemer begin september op het werk verscheen in cut-offs en t-shirts.
Op dezelfde manier kunt u alleen door verschillende afdelingsvertegenwoordigers te betrekken een beeld krijgen van welke beleidslijnen en procedures moeten worden geschetst. Handleidingen moeten alleen worden geschreven na inbreng van alle betrokken afdelingen, waardoor een alomvattende benadering van organisatorische richtlijnen mogelijk is. Deze inclusieve maatregel maakt een grotere buy-in of acceptatie door afdelingsmanagers mogelijk en leidt tot een betere bedrijfsbrede communicatie en uitvoering van het businessplan.
