Hoewel het bij alle vergaderingen niet strikt is om "Robert's Rules of Order" te volgen, moeten ze wel van tevoren worden gepland en op een vaste agenda worden gehouden. Een van de ergste dingen die zich tijdens een vergadering kunnen voordoen is wanneer de leider de controle over de deelnemers verliest en de discussies in verschillende richtingen gaan. In dergelijke gevallen wordt er weinig of niets bereikt en de vergadering eindigt een volledige verspilling van tijd en een stempel tegen de convener.
Items die je nodig hebt
-
Agenda
-
Pads papier
-
potloden
-
Audiovisuele materialen en apparatuur
Plan een specifieke agenda, zelfs als er maar één item wordt behandeld. Waarschuw ruim iedereen die een rapport moet uitbrengen. De agenda legt aan iedereen uit waarom de bijeenkomst wordt gehouden en wat het uiteindelijke doel is. De agenda moet ook een tijdschema hebben, zodat degenen die aanwezig zijn, weten hoe ze de rest van hun dag moeten plannen.
Voorzie de aanwezigen van een kopie van documenten die enkele dagen vóór de vergadering zullen worden besproken. Vraag hen bereid te zijn om over het rapport te praten en binnen te komen met hun gedachten en opmerkingen. Je wilt niet dat iemand de krant leest terwijl anderen erover praten.
Bied waardering aan elke persoon die bijdraagt aan de bijeenkomst. Probeer input te krijgen van elke aanwezige persoon en bedank iedereen voor haar deelname met een persoonlijke opmerking.
Stuur elk van de begeleiders een vervolgnotitie met de belangrijkste punten die tijdens de vergadering zijn gemaakt. Als het een formele vergadering is met gemaakte aantekeningen, moet elke persoon deze laten nakijken voor de volgende vergadering van de groep.
Tips
-
Laat een persoon niet te laat op elke vergadering komen. Een of twee keer te laat komen is goed, maar elke keer is er sprake van volledig gebrek aan respect.
Waarschuwing
Als het lijkt alsof de vergadering meer dan tien minuten duurt nadat ze in de agenda is vermeld, moet je stemmen om door te gaan of elkaar weer te ontmoeten.
