Een vereniging van huiseigenaren is een groep die de buurt beheert. Het houdt toezicht op de verbonden en handhaaft regels binnen de buurt. Het beheert ook de financiën van de gemeenschap, maar ook diensten zoals onderhoud en landschapsarchitectuur. Veel verenigingen houden regelmatig bestuursvergaderingen en bijeenkomsten op het niveau van de gemeenschap minstens één keer per jaar.
Bel de vergadering om te bestellen. De voorzitter van de vereniging zou degene moeten zijn om dit te doen. Dit is een teken voor de ruimte om stil te worden en officiële zaken te beginnen.
Stel een quorum in. Een meerderheid van de bestuursleden moet aanwezig zijn op de vergadering om te kunnen stemmen. Een quorum wordt in het begin vastgesteld en vastgelegd door de secretaris.
Keur de notulen van de vorige vergadering goed. De bestuursleden hebben gewoonlijk kopieën ontvangen van de notulen van de laatste vergadering voorafgaand aan het begin van deze vergadering. De notulen worden goedgekeurd door een lid van de raad van bestuur dat een motie indient, waarbij die motie wordt gedetacheerd door een ander lid en alle andere leden van de raad van bestuur stemmen.
Bekijk het financiële rapport.De penningmeester van de vereniging zal belangrijke punten behandelen met betrekking tot de financiën van de vereniging, inclusief de hoeveelheid contributies die zijn geïnd en uitgaven sinds de laatste vergadering.
Hoor het rapport van de manager. Dit is informatie van de communitymanager over alle gebeurtenissen in de community sinds de laatste vergadering, evenals alle interessante items die onder de aandacht van het bestuur moeten worden gebracht voor hun actie of stem.
Evalueer eventuele commissieverslagen. Met name in grotere community-associaties zullen er commissies zijn voor verschillende taken binnen de community, zoals het publiceren van een nieuwsbrief, het organiseren van activiteiten of het beheren van onderhoudstaken. Deze rapporten worden kort besproken tijdens de vergadering.
Heroverweeg elk oud bedrijf dat nog niet af is of wacht op een definitieve beslissing van het bestuur.
Vraag om verslagen van nieuwe bedrijven die onder de aandacht van het bestuur moeten worden gebracht. Deze taken kunnen worden gestemd tijdens de vergadering of worden ingediend en toegevoegd aan de agenda voor de volgende geplande vergadering.
Open het woord voor opmerkingen van leden van de vereniging. Tijdens deze periode kan elk lid met een bezorgdheid, klacht of suggestie naar voren komen om door de bestuursleden te worden gehoord.
Onderbreek de vergadering door de tijd en locatie van de volgende vergadering aan te kondigen en de huidige vergadering officieel te beëindigen.
Tips
-
Lever voorafgaand aan de vergadering rapporten aan de leden van de raad van bestuur die goedkeuring behoeven. Dit bespaart tijd tijdens de vergadering.
