Of u nu een bedrijfsretraite, congres of een ander speciaal evenement organiseert, gastsprekers kunnen uw publiek nieuwe perspectieven en het voordeel van expertise bieden. Een checklist kan helpen bij het organiseren van de arrangementen zodat alles soepel verloopt. Splits voor de organisatie de checklist in gebieden: reizen, financiën, technologie, het adres en de luidsprekerbehoeften. De gastheer en spreker kunnen checklists maken in deze categorieën om ervoor te zorgen dat het evenement geen complicaties heeft.
Reisarrangementen
Gastsprekers, betaald of vrijwilligers, moeten meestal naar de spreekbeurt reizen. Dit kan grote reisplannen zijn, zoals vliegtickets en hotels, of een eenvoudige autorit. Het is aan de gastorganisatie om de afspraken te maken. Ontdek waar de spreker vandaan komt, wat voor vervoer ze nodig heeft en haar voorkeuren voor aankomsttijd en vertrek.Zorg ook voor de relevante informatie van de spreker, zoals de geboortedatum, die voor sommige boekingen nodig is. Vervolgens moet de checklist ook het boeken van reizen bevatten - zo nodig een hotel boeken en regelen voor vervoer over land, zoals een auto. Voeg een notitie toe om alle afspraken enkele dagen vóór de opdracht te bevestigen. De checklists voor de sprekers moeten ook het verstrekken van de informatie aan de gastheer en het bevestigen van de gegevens omvatten.
Financiële regelingen
Op de checklist van de host moet worden vermeld dat de spreker heeft betaald. Vaak worden sprekers een deel vóór de gebeurtenis betaald als een soort retainer en een gedeelte na het succesvol voltooien van de opdracht. Als dit het geval is, maak dan twee items uit de checklist zodat je dit niet vergeet. De financiële checklist van de spreker moet het verstrekken van de gastheer omvatten met alle relevante details, zoals adres of rekeningnummer voor directe storting, evenals bevestiging dat de betaling is gedaan.
Technologische behoeften
Veel gastsprekers gebruiken technologie als onderdeel van hun adres. Gastsprekers moeten een lijst maken van alles wat ze nodig hebben - inclusief laptops, overheadprojector en scherm, kabels, aanwijzer, microfoon, enzovoort. De host moet deze informatie opvragen en praktische items toevoegen, zoals netsnoeren, back-uplaptops en een technische persoon bij de hand om eventuele problemen aan te pakken.
De spraak en materialen
Gastorganisaties moeten duidelijk maken waarnaar ze op zoek zijn door de spreker. Dit kan een specifiek onderwerp omvatten of meer praktische details, zoals de lengte van het adres. Maak een lijst van alles en stuur het naar de spreker. Voor de spreker moet deze checklist het voltooien en bewerken van het adres omvatten. De spreker zou ook moeten afvinken om dubbele kopieën van de spraak en ondersteunend materiaal te maken, zoals een PowerPoint. De gastheer en spreker moeten van tevoren samenwerken om te bepalen of de spreker een voorschot kopie van het adres zal geven, misschien voor de media of voor een gebarentolk.
Zorg voor de spreker
Dit gedeelte van de checklist is voor de host, niet voor de spreker. Je spreker moet worden behandeld als een VIP voor het evenement. Wijs een persoon toe om op te treden als liaison en handler voor de spreker en geef de spreker de contactgegevens van de toegewezen persoon. Zorg ervoor dat de handler op de dag van het evenement weet waar hij de spreker moet begroeten en biedt de nodige updates voor het evenement en belangrijke details. De handler moet de spreker ook introduceren bij belangrijke mensen in de organisatie. Voeg items toe aan de checklist die het comfort van de spreker tijdens het evenement garanderen, zoals flessen water op het podium. Voeg ten slotte controlelijstitems toe om u eraan te herinneren de spreker te bedanken die de gebeurtenis volgt - misschien met een handgeschreven notitie of bloemstuk - en om betalingen af te ronden.
