In een voltooiingsverslag worden de doelen beschreven die binnen een specifieke periode zijn behaald. Voor kleine bedrijven kan dit met name handig zijn voor het volgen van successen, het zorgen voor winstgevendheid en het verbeteren van processen en procedures. Het is ook een geweldige manier om uw prestaties te communiceren met bestuursleden, beleggers en klanten.
Voorbereidingen voor het schrijven van een prestatierapport
Verslag van de prestaties vereisen veel informatie verzamelen en voorbereiden. Het is belangrijk om de benodigde gegevens bij de hand te hebben voordat u begint. Als u weet dat u bijvoorbeeld een voltooiingsverslag voor het volgende fiscale jaar gaat schrijven, kunt u beginnen met het loggen van alle belangrijke prestaties die plaatsvinden in een dagboek. Op die manier, wanneer het tijd is om uw rapport te schrijven, zult u een groot deel van het voorbereidende werk hebben voltooid.
Het is ook een goed idee om de doelgroep duidelijk te definiëren voor uw rapport. Wordt uw rapport bijvoorbeeld verzonden naar de bestuursleden voor uw kleine bedrijf of wordt het alleen intern gebruikt voor werknemers? Geef je je prestatierapport vrij aan het publiek of komt het alleen voor investeerders en venture capitalists? Door dit soort vragen te beantwoorden, kunt u beslissen welke informatie u wilt opnemen. Als u het prestatierapport openbaar maakt, wilt u mogelijk geen eigen of vertrouwelijke informatie opnemen in uw rapport.
Bepaal het tijdsbestek voor uw rapport. Sommige organisaties publiceren elk rapporterings- of kalenderjaar een voltooiingsverslag, terwijl anderen dit elk kwartaal of halfjaarlijks doen. Door een tijdschema in gedachten te houden, weet u wanneer u prestaties gaat opnemen.
Informatie om op te nemen
Het doel van een prestatierapport is om de lezer te laten zien wat uw bedrijf binnen een bepaalde periode heeft bereikt. Begin met een korte samenvatting die een overzicht geeft van de prestaties van uw bedrijf en een overzicht geeft van wat er in het rapport wordt gevonden. De narratieve rapportstructuur moet doelen bevatten die uw organisatie voor zichzelf heeft bepaald, hoe deze zijn behaald, concrete successtatistieken, uitdagingen voor uw bedrijf, specifieke wijzigingen die uw organisatie in uw branche heeft aangebracht en uw bedrijfswaarde als geheel. Het opnemen van uw bedrijfsvisie en missieverklaringen is ook een geweldige manier om de lezer te vertellen waar uw organisatie over gaat.
Zorg ervoor dat u in het hele rapport voorbeelden van substantiële prestaties opneemt, die zo specifiek mogelijk zijn. Als een van uw belangrijkste bedrijfsdoelen bijvoorbeeld was om 25 gloednieuwe klantenaccounts aan te melden, en u dit hebt bereikt door op 30 te tekenen, kunt u gedetailleerd aangeven hoe u dit hebt gedaan. Je hebt niet alleen je doel bereikt, maar je hebt het overtroffen door je verkoopstrategie te veranderen, een nieuwe marketingdirecteur aan te werven en een strakke verkooptrechter te ontwikkelen. Dit geeft de lezer niet alleen aan dat u uw doelstellingen hebt bereikt, maar vertelt hen meer over de waarde die uw organisatie aan het zakelijke landschap geeft. Door de details te specificeren, presenteer je de strategie achter de acties.
Een prestatierapport opmaken
In plaats van het schrijven van meerdere pagina's met compacte alinea's, die moeilijk te absorberen zijn, kunt u het beste de opmaak van uw rapport variëren. Voeg foto's toe van uw bedrijf en uw werknemers die u hebben geholpen om uw doelen te bereiken. Maak infographics die de lezer aanspreken en een verhaal vertellen over de prestaties. Gebruik desktop publishing-software om een gepolijst en formeel document te maken dat de lezer uitnodigt om deel te nemen aan alle inhoud. Zorg ervoor dat u een combinatie van alinea-indeling en opsommingstekens gebruikt, evenals een aantal verschillende koppen om uw rapport te organiseren.
