Hoewel e-mail en andere vormen van digitale communicatie de fax in termen van populariteit hebben overschaduwd, verzenden veel bedrijven en personen nog steeds faxen. Faxen zijn met name handig als u een ondertekend document verzendt, als een digitaal bestand van een papieren document niet beschikbaar is en als afzenders of ontvangers geen toegang hebben tot een computer of PDA. Nadat u een faxsjabloon hebt gemaakt, kunt u deze keer op keer gebruiken.
Items die je nodig hebt
-
Computer met tekstverwerkingsprogramma en printer
-
Pen
-
Papier
Maak een standaard 8-1 / 2-bij-11-inch tekstverwerkingsdocument met een horizontaal tekstblok aan de bovenkant, twee korte kolommen eronder en een groot tekstvak onder de kolommen.
Vermeld uw telefoonnummer, faxnummer en postadres in het horizontale tekstblok bovenaan uw document. Voeg uw bedrijfslogo toe, indien van toepassing, in de linkerhoek van het horizontale blok.
Voeg de naam van uw ontvanger, bedrijfsnaam indien van toepassing, faxnummer en telefoonnummer toe in de linkerkolom onder uw horizontale blok. Schrijf ook "Re:" en voeg een onderwerp toe voor uw fax (bijvoorbeeld "Bestellingen van vandaag" of "Juli-verkoopcijfers").
Schrijf in uw naam, bedrijfsnaam indien van toepassing, faxnummer en telefoonnummer in de rechterkolom. Vermeld het aantal pagina's, inclusief het voorblad, dat u verzendt. Schrijf op de datum waarop u de fax verzendt. Als u de fax naar meerdere personen verzendt, voegt u "CC:" toe en noteert u de naam (namen) van de ontvanger (s) en bedrijfsnamen, indien van toepassing.
Voeg eventuele aanvullende berichten voor de ontvanger toe in het vak onderaan de pagina.
Test uw document op typefouten, spelfouten en grammaticale fouten, omdat fouten als deze u er onprofessioneel kunnen uit laten zien.
Tips
-
U kunt uw voorblad afdrukken en in uw tekst schrijven, of u kunt uw gegevens in uw tekstverwerkingsdocument typen. Dit laatste heeft de voorkeur, omdat soms het handschrift niet zo duidelijk uitzendt als afgedrukte tekst.
