Non-profitorganisatie deelt overeenkomsten met boekhoudingen met winstoogmerk. Hoewel het belangrijkste doel van een non-profitorganisatie niet is om winst te maken, moet het toch voldoende inkomsten genereren om de kosten te beheren en beheren. Deze transacties moeten zorgvuldig worden gevolgd voor belastingdoeleinden, kasstroombeheer, audits door derden en om financiële stabiliteit te waarborgen.
Items die je nodig hebt
-
Boekhoudsoftware, zoals QuickBooks of Peachtree
-
Bank- en creditcardafschriften
-
Klantinformatie, zoals adressen en telefoonnummers
-
Blanco cheque voorraad
Maak de accountingstructuur
Maak een rekeningschema dat begint met uw bank- en creditcardaccounts. Zorg ervoor dat u beginsaldi invoert vanaf de datum waarop u uw boekjaar begint. Zelfs in een zeer kleine non-profitorganisatie is het uitermate belangrijk dat het zijn eigen bankrekening bijhoudt.
Maak uw aansprakelijkheidsrekeningen aan. Schulden zijn alles dat uw non-profitorganisatie verschuldigd is of zal zijn. Loonheffingen zijn een veel voorkomende aansprakelijkheid.
Stel alle vaste activa in. Dit zijn artikelen die eigendom zijn van de non-profitorganisatie en die niet binnen een jaar worden verbruikt of verbruikt. Het is aan u of uw CPA om de drempelwaarde voor het dollarbedrag te bepalen om te bepalen welke aankopen vaste activa zijn en welke een last zijn. Een gemeenschappelijke drempel voor een kleine organisatie is ongeveer $ 500.
Vaste activa worden elk jaar afgeschreven op basis van het IRS-afschrijvingsschema.
Maak onkostenrekeningen aan. De meeste boekhoudprogramma's zullen een basisschema van rekeningen opzetten dat uitgaven met betrekking tot uw industrie zal omvatten. Het is raadzaam om de operationele kosten te scheiden van programma- en fondsenwervingsuitgaven. Sommige subsidies van de overheidssubsidie vereisen dat de fondsenwervingsuitgaven van een non-profitorganisatie een bepaald percentage van de totale uitgaven niet overschrijden.
Klanten instellen. Dit zullen vaak uw donateurs zijn. Het is vooral belangrijk om donaties bij te houden, omdat donoren die elk jaar een bepaald bedrag doneren, worden vermeld op uw belastingaangifte. Als uw organisatie door de IRS wordt erkend als een 501 (c) (3), zijn giften bovendien fiscaal aftrekbaar en uw donateurs willen een kwitantie.
Stel alle leveranciers in en volg zorgvuldig. Als uw organisatie federale stimuleringsfinanciering ontvangt, moet u waarschijnlijk rapporteren over hoeveel u aan al uw leveranciers heeft betaald.
Maak een procedure
Klaar zijn voor audit. Als uw organisatie overheidssubsidies of plannen ontvangt voor het aanvragen van elk type lening of obligatie, wordt u hoogstwaarschijnlijk onderworpen aan een jaarlijkse externe controle. Auditors zullen uw boekhoudproces van dichtbij bekijken.
Bewaar kopieën van alle documenten. In de wereld zonder winstoogmerk is het essentieel om dubbele records te kopiëren en bij te houden. Auditors zullen vaak vragen om kopieën van cheques die zijn geschreven of zelfs cheques ontvangen. Kopieer alle geschreven cheques en aanbetalingen en sla ze op in een map. Sluit maandelijks uw bank- en kredietrekeningen aan en bewaar kopieën van afstemmingsrapporten op uw bankafschriften.
Verkrijgen schriftelijke goedkeuring voor alle uitgaven, inclusief regelmatig betaalde rekeningen. Dit geldt met name voor non-profitorganisaties met een raad van bestuur.
Tips
-
Maak elke maand een reeks rapporten. Winst-en-verlies en balansrapporten worden aanbevolen. Bestanden instellen voor alle leveranciers Maak mappen of bestanden voor alle grote fondsenwervende evenementen. Neem alle ondersteunende documentatie voor inkomsten en uitgaven op. De meeste boekhoudsoftwareprogramma's bieden een voorgesteld rekeningschema. U kunt ook vanuit het niets een rekeningschema bewerken of maken. Het is belangrijk om het zo eenvoudig mogelijk te houden door geen accounts te maken voor items die u slechts één of twee keer gebruikt.
