Een standaard werkprocedure is een geschreven document waarin specifieke acties worden beschreven die moeten worden genomen om een herhalende taak of proces te voltooien. SOP's volgen geen ingesteld overzicht of sjabloon, omdat ze variëren naar organisatie en gebruik. Een SOP voor productieactiviteiten in een productie-installatie zou bijvoorbeeld sterk kunnen verschillen van een SOP voor trainingsverkooppersoneel in een winkelomgeving.
Doelen
Bedrijven kunnen SOP's uitvoeren om afval te verminderen en de winst te vergroten. Een non-profitorganisatie kan een SOP gebruiken om de community beter te dienen. Sommige bedrijven gebruiken SOP's om te zorgen voor naleving van overheidsvoorschriften of om de veiligheid op de werkplek te verbeteren. Hoewel de redenen om verbetering te zoeken enigszins kunnen verschillen, ongeacht de omgeving waarin een SOP wordt gebruikt, het hoofddoel is om de efficiëntie in enige capaciteit te verbeteren.
David Grusenmeyer, een senior-extensie-medewerker aan de Cornell University, noemt varianten in een besturingssysteem de 'vijand' van kwaliteit en efficiëntie. Zo kan een standaard bedieningsprocedure worden gebruikt om de activiteiten te stroomlijnen door een onveranderlijke reeks stappen in te stellen om een specifiek doel te bereiken.
Waarom SOP's gebruiken?
Organisaties van het Amerikaanse leger tot non-profitorganisaties en grote bedrijven gebruiken SOP's om:
- Efficientie verbeteren.
- Verhoog de kwaliteit.
- Veiligheid garanderen.
Specifieke SOP's kunnen worden geschreven voor productielijnen, werkplekopruiming, personeelstraining, het loonproces en reviews van medewerkersprestaties, naast andere taken.
Voorbereidende werkzaamheden voor het creëren van SOP's
Om een aangepaste SOP te maken, stelt Grusenmeyer verschillende stappen voor:
- Zoek naar gebieden in uw bedrijf waar standaard bedieningsprocedures nuttig zouden zijn.
- Bepaal uit uw bevindingen een of twee gebieden waar succes het meest waarschijnlijk is en de winst het meest zal worden beïnvloed.
- Neem voor je aandachtsgebieden de stappen door die nodig zijn om elke operatie te voltooien en rangschik ze op belangrijkheid.
- Breng ten slotte een team van managers en medewerkers bijeen met de meeste kennis over het proces en coördineer met de groep om de SOP's te maken.
De SOP schrijven
Geef de SOP een naam en beschrijf welke taken zijn inbegrepen. Geef in de beschrijving informatie over:
- Wie zal het werk doen.
- Welke materialen en apparatuur zijn vereist?
- Wat het eindresultaat zou moeten zijn.
Geef specifieke stap-voor-stap-details over hoe u de taak kunt uitvoeren, tot het punt waarop een niet-gecontroleerde werknemer de taak adequaat kan uitvoeren door de handleiding te volgen. Leid alle medewerkers op die in zekere mate met de taak aan de slag gaan over de details van de SOP en monitor en evalueer de SOP consistent.
Tips
-
Als uw organisatie of bedrijf eenmaal een operatie of procedure zou uitvoeren, zoals voor een speciaal project, zou een SOP niet relevant zijn. Wanneer repetitieve procedures echter deel uitmaken van het zakendoen, is het creëren van een SOP een goed bedrijfsbeheer.
