Inventarisatiesystemen bevatten gedetailleerde gegevens over de producten, hoeveelheden en voorraadlocaties van de activa van het bedrijf. Het primaire doel van een voorraadsysteem is het accuraat bijhouden van magazijnbenodigdheden. De redenen voor het bijhouden van nauwkeurige voorraadrecords zijn onder meer financiële boekhouding, klantorderafhandeling, voorraadaanvulling en behoud van de mogelijkheid om specifiek een artikel te lokaliseren.
Voorraad op de balans
De belangrijkste reden om een inventarissysteem te onderhouden, is om nauwkeurige gegevens bij te houden van de activa van het bedrijf. Voor elk bedrijf vertegenwoordigt inventaris een investering. Het saldo van die investering wordt op de balans gerapporteerd. Om te voldoen aan overheidsnormen voor de nauwkeurigheid van financiële rapportering, moeten bedrijven ervoor zorgen dat de voorraadsaldi die op de balans worden vermeld de werkelijke waarde van producten in voorraad weerspiegelen.
Voorraadnauwkeurigheid voor voorraadaanvulling
Door een nauwkeurig overzicht van de voorraden bij de hand te houden, behoudt het inventarisaanvullingssysteem van de winkel de gewenste voorraadniveaus. Wanneer schoenen worden gekocht en uit de voorraad worden gescand, plaatst het voorraadbijvulsysteem orders voor het opnieuw inslaan van het distributiecentrum. Wanneer de inventaris niet accuraat is, kan het voorraadsysteem mogelijk ten onrechte denken dat de voorraad voorradig is. Een dergelijke inventarisonnauwkeurigheid zorgt ervoor dat het voorraadbeheersysteem de benodigde benodigdheden niet opnieuw ordent en kan resulteren in stock-outs en verloren verkopen.
Voorraad om verkoop te ondersteunen
Bedrijven investeren in voorraad om het product direct beschikbaar te maken om aan de vraag van de klant te voldoen. Stel je voor winkelen in een schoenenwinkel die geen schoenen op voorraad had. Klanten zouden de winkel verlaten, de verkoop zou dalen en de winkel zou sluiten. Door middel van goed onderhoud van het voorraadsysteem houdt de winkel nauwkeurige voorraadarchieven bij, die op hun beurt de schappen voorradig houden met de nieuwste stijlen en grootten die klanten nodig hebben. Om ervoor te zorgen dat het voorraadsysteem correct is, moet het personeel alle voorraadontvangsten, retouren en verkopen in het voorraadsysteem correct verwerken.
Voorraad zoeken
Door accurate voorraadlocaties binnen het voorraadsysteem te onderhouden, kunnen werknemers snel naar een opgegeven opslaglocatie gaan om het gewenste product te vinden. Stel je voor dat in de achterkamer van de schoenenwinkel 10.000 paar schoenen zijn. Als de inventaris niet nauwkeurig kan worden opgeslagen en verwerkt, hoe kan een medewerker dan een specifieke schoenstijl voor een klant vinden? Het organiseren en bijhouden van nauwkeurige records van het product, de hoeveelheid bij de hand en de opslaglocatie biedt medewerkers snel toegang tot de voorraad.
