Een memo - memorandum memorandum - is een geschreven communicatie die informatie registreert die moet worden gedeeld met een groep mensen in een professionele omgeving. Hoewel memo's in verschillende sjablonen kunnen worden opgemaakt, is het belangrijk om de belangrijke delen van een memo op te nemen, zodat uw memo als een effectief communicatiemiddel kan dienen.
titel
Een memo moet een kop hebben die de afzender, de geadresseerde, de datum en het onderwerp aangeeft. Wanneer u de naam van een persoon op de memo vermeldt, schrijft u er zijn functie na. Voeg uw eigen functie na uw naam toe in het veld 'Van'. De kop staat bovenaan de memo, voorafgaand aan de tekst. Als de notitie dringend is, kan het in uw kantoor de gewoonte zijn om het woord 'Dringend' boven aan de kop te schrijven.
Het overzicht, dat volgt na de kop, geeft een korte uitleg van de inhoud van de memo. Breng in het overzicht het doel van de memo aan, zoals een idee presenteren of reageren op een opdracht die u hebt gekregen. Het overzicht geeft de lezer een basisidee van waar de memo over gaat, zodat ze kan besluiten om de memo onmiddellijk of later te lezen.
Context
De contextsectie van een memo geeft achtergrondinformatie over de gepresenteerde informatie. Dit helpt de lezer de memo's connectie met zakelijke transacties te begrijpen. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Vanwege de geavanceerde technologieprotocollen …" Deze zin, en andere soortgelijke, helpen de lezer de notitie in een context te plaatsen met wat er nog meer aan de hand is in het bedrijf.
Taken en resoluties
Als het doel van uw memo is om de taken uit te leggen die u in reactie op de context zult uitvoeren, kunt u dat in het volgende deel van de memo zeggen. U kunt bijvoorbeeld zeggen: "Ik zal het marktonderzoek voor technologie onderzoeken …" Dit geeft de lezer een idee van de volgende stappen die u neemt. Als uw memo een resolutie moet presenteren, schrijft u misschien: "Mijn bevindingen concluderen dat de nieuwe technologie ons bedrijf niet ten goede zou komen omdat …"
Details
Sommige memo's vragen om het opnemen van details. Als u statistieken, gegevens of marktonderzoeksinformatie wilt opnemen, geeft u deze details op in een nieuwe paragraaf. Deze ondersteunende ideeën staan bekend als het discussiegedeelte van de memo.
Conclusie
Sluit je memo af met een korte conclusie die de lezer vertelt wat je hoopt dat hij heeft gekregen door het te lezen. Het slotsegment moet de lezer ook laten weten dat u vragen of opmerkingen voor discussie verwelkomt.
Bijlagen
Als u verwijst naar grafieken, diagrammen, beleidsdocumenten, rapporten, notulen of andere zakelijke documenten in uw memo, voegt u deze toe aan de achterkant van de notitie. Op de memopagina een notitie opnemen onderaan dat een of meer documenten zijn bijgevoegd.
