Of u nu goederen bestelt, een positie aanvraagt, fondsen vraagt, waardering uitspreekt of klaagt, wanneer u met een organisatie te maken hebt, moet u een zakelijke brief schrijven. U moet de gangbare procedures volgen en de nodige componenten opnemen in elke brief die u schrijft. Begin met een vel briefhoofdpapier met het adres van uw organisatie. U kunt ook uw eigen persoonlijke koptekst maken met uw volledige naam, adres, postcode, telefoonnummer en e-mailadres.
Datum
Laat ten minste één lege regel tussen het briefhoofd of de kop en de datum achter. Gebruik het Amerikaanse datumnotatie, bijvoorbeeld op 23 mei 2011, wanneer u schrijft aan organisaties in de Verenigde Staten. Gebruik geen subscripts zoals 2e. U kunt of de datum of het tabblad naar de middelpunt laten rechttrekken en de datum invoeren.
Inside Address
Het binnenadres of het adres van de ontvanger begint één inch (drie lege regels) onder de datum. Het is altijd links-gerechtvaardigd. Controleer de spelling van de naam van de ontvanger en het postadres nogmaals. Voeg een persoonlijke titel toe, zoals Mr., Mrs., Dr., Ms. of Miss, en een bedrijfstitel zoals Marketing Director. Als u niet zeker bent van beide titels, bel de receptionist dan naar de organisatie.
Begroeting
Laat een lege regel na het binnenadres achter. Als u de ontvanger kent, kunt u haar voornaam gebruiken, bijvoorbeeld, Dear Mary. Gebruik in andere gevallen haar persoonlijke titel en achternaam, bijvoorbeeld: Geachte mevrouw Johnson. Als je niet zeker bent over het geslacht van de ontvanger, gebruik dan de volledige naam. U kunt een komma of dubbele punt na de aanhef opnemen of eventuele interpunctie weglaten.
Lichaam
Laat een lege regel achter na de aanhef. Enkele spatie en links rechtvaardigen de alinea's in de hoofdtekst. De meeste letters bevatten minstens drie paragrafen. Voer in de eerste alinea het doel van de brief in. Als u reageert op een advertentie, geeft u de positie een naam en geeft u de bron aan. U zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: "De positie van Marketing Director die online wordt geadverteerd, beschrijft nauwkeurig mijn vaardigheden en capaciteiten."
De tweede en derde alinea bevatten specifieke details die dit doel ondersteunen. Als u bijvoorbeeld klaagt over een product of een dienst, vermeldt u de datum van aankoop, het factuurnummer en de reden voor uw ontevredenheid.
Gebruik de laatste alinea om het doel en het verwachte antwoord opnieuw te formuleren. Bijvoorbeeld: "Neem alstublieft persoonlijk contact met mij op als u vragen of opmerkingen heeft over onze nieuwe productlijn." Ik kijk er naar uit om uw zakelijke correspondentievereisten nog vele jaren te kunnen bedienen. " Laat een lege regel tussen elke alinea.
Sluitend
Laat een lege regel achter na de laatste alinea van de brief. Sluit de brief af met een passende aanvullende afsluiting zoals oprecht, de uwe respectievelijk uw hartelijke. Als een dubbele punt of komma de aanhef heeft gevolgd, voeg dan een komma toe na het sluiten. Laat drie tot vier lege regels over voor uw handtekening. Sluit af met uw getypte handtekening en titel, bijvoorbeeld John Stewart, Sales Manager.
