Wanneer iemand solliciteert naar een baan, lening of huur, kunnen ze verwachten dat hun werkstatus wordt geverifieerd door de potentiële werkgever, geldschieter of verhuurder. Het verzenden van een verzoekbrief voor een certificaat van tewerkstelling biedt een platform voor de ontvanger om te reageren met informatie die waarheidsgetrouw is en te goeder trouw wordt verstrekt, en het stelt u ook in staat om het verzoek aan te passen. Een huisbaas kan bijvoorbeeld alleen de werk- en lonen van een kandidaat-huurder verifiëren, een kredietverstrekker is misschien geïnteresseerd in toekomstige loonsverhogingen en een toekomstige werkgever kan meer diepgaande informatie over de werkdatums, positie en loonhistorie van een sollicitant nodig hebben.
Ontvang toestemming en belangrijke informatie
U moet eerst schriftelijke toestemming van de aanvrager krijgen, aangezien de meeste bedrijven geen informatie over een huidige of voormalige werknemer vrijgeven zonder schriftelijke toestemming. Een manier om dit te doen is om de aanvrager een machtigingsformulier te laten ondertekenen. Een andere manier is om een toestemmingssectie in de brief met het certificaat van werkaanvraag te integreren. U moet de aanvrager vragen om de juiste naam en het juiste adres voor de ontvanger op te geven. Deze informatie kan sterk variëren, afhankelijk van de werkgever. Het contact kan bijvoorbeeld de personeelsafdeling in een groot bedrijf zijn of de bedrijfseigenaar in een kleiner bedrijf.
Gebruik Business Letter Format
Sommige werkgevers gebruiken een standaardformulier voor aanvragen voor werkverificatie. Anderen laten echter het formaat en de woordenschat van het verzoek aan u over. Als u de brief schrijft zonder officiële richtlijnen, gebruikt u een standaardbrief voor zakelijke brief en houdt u het verzoek kort en to-the-point.
Met de deur in huis vallen
Gebruik de openingsparagraaf van de brief om het doel van de brief- en adresbevoegdheid te vermelden. Open bijvoorbeeld met een verklaring als "Ik dien een verzoek om arbeidsverificatie in." Volg dit door te verwijzen naar de ingevulde toestemmingsbijlage. Voeg als alternatief twee regels toe net voor de begroeting waarbij de aanvrager schriftelijke toestemming verleent. Een eenvoudige verklaring als "Ik machtig de vrijgave van mijn arbeidsinformatie aan (het bedrijf of individu)", gevolgd door de handtekening van de aanvrager op een afzonderlijke regel is voldoende.
Geef uw verificatievereisten op
Geef vervolgens de vereiste informatie op in de tweede alinea met behulp van een lijst- of opsommingstekenindeling. Hoewel de specifieke vereisten in deze sectie afhankelijk zijn van uw behoeften en u contact opneemt met een huidige of voormalige werkgever, omvat dit meestal:
- De volledige naam van de aanvrager
- Baan positie
- Datum van indiensttreding
- Betaalpercentage of jaarsalaris
- Vraag een huidige medewerker aan de werkgever om aan te geven of de functie tijdelijk of permanent is
- Vraag de huidige werkgever ook om aan te geven of de verwachting is dat het salaris van de aanvrager gelijk blijft of binnen de komende 12 maanden wordt gewijzigd
Beëindig de brief
Nadat u de verificatievereisten hebt opgegeven, geeft u uw naam en contactgegevens op in de derde alinea. Hierdoor kan het bedrijf contact met u opnemen als ze u telefonisch moeten spreken. Voeg een afsluiting toe aan de brief, zoals 'Oprecht' of 'Met eerbied'. Sluit tot slot de brief door uw naam af te drukken en te ondertekenen en de datum van het verzoek in te voeren.
