Het opstellen van een beleids- en procedureshandleiding biedt duidelijke protocollen voor consistentie in een organisatie. Werkgevers leggen uit wat acceptabel gedrag is in gebieden die variëren van kledingvoorschrift tot klantenrelaties. Medewerkers lezen het en tekenen een erkenningsbrief, accepteren eventuele vertakkingen voor het overtreden van beleid vastgelegd in de handleiding. Concentreer u op belangrijke gebieden bij het schrijven van een beleids- en procedureshandleiding voor een non-profitorganisatie.
Belangrijkste aandachtsgebieden
Organisatie en management: Geef in dit gedeelte de missie- en visieverklaringen van de organisatie aan. Detail van de non-profitstatus door statuten en statuten op te nemen zoals geregistreerd bij de Secretary of State. Nadat de organisatie is gedefinieerd, geeft u gedetailleerde sleutelbeheerfuncties en taken op. Een organigram helpt alle medewerkers te begrijpen wie verantwoordelijk is voor wat en de commandostructuur.
Personeelszaken: Bepaal in de sectie Personeelszaken de verantwoordelijkheden van de raad van bestuur, hoe vrijwilligers worden gecultiveerd en ontwikkeld en hoe het personeel wordt opgeleid. Neem personeelsbeleid op, inclusief gedrag, prestatiegerichte rubrieken, voordelen en regels met betrekking tot compensatie.
fondsenwerving: Non-profitorganisaties krijgen een belastingvrije status via de Internal Revenue Service. Deze status is herroepelijk als de non-profitorganisatie zich niet goed gedraagt. In dit gedeelte wordt uitgelegd wat de non-profitactiviteiten gebruiken voor fondsenwerving, waaronder beurzen, donaties, bedrijfssponsors of evenementen. Financieel management moet ook worden uitgelegd, waarin wordt uiteengezet hoe begrotingen aangeven wat er in de richting gaat van non-profitprogramma's en wat er naar operaties gaat.
Wet en regelgeving: Overzicht van de wetten, belastingen en voorschriften die van toepassing zijn op non-profitorganisaties. Deze omvatten, maar zijn niet beperkt tot lobbyactiviteiten en lobbyactiviteiten van de organisatie.
Het Beleid en de Procedures ontwikkelen
Omdat het handboek voor beleid en procedures de weg wordt om mensen verantwoordelijk te houden, is het belangrijk om het beleid consistent in vorm en toon vorm te geven.
beleid: Gebruik een sjabloon om uniformiteit met beleid te behouden. Elk beleid zou een beleidstitel moeten hebben die de inhoud verklaart. Definieer een doel voor het beleid. Een voorbeeld van een beleidsdoel kan zijn: "Garanderen van budgettaire verantwoordelijkheid met opbrengsten uit fondsenwerving." Als er een wet of statuut is die betrekking heeft op het beleid, geef dit dan aan om extra validatie aan de behoefte te geven.
Bepaal de reikwijdte van het beleid. Dit kan onder meer inhouden of het beleid betrekking heeft op iedereen, op bestuursleden of alleen op een bepaalde groep werknemers, zoals een fondsenwervingsteam. Vermeld voor grote organisaties de naam en het contactnummer van de verantwoordelijke partij die relevant is voor het specifieke beleid. Vermeld bijvoorbeeld de contactgegevens van juridisch adviseurs met informatie over beleidsregels voor lobbyen en regelgeving.
Procedures: Leg uit hoe dingen in eenvoudige stappen worden gedaan. Hoewel beleid en procedures in sommige scenario's kunnen worden gecombineerd, zijn procedures meestal een afzonderlijke sectie voor belangrijke processen. Identificeer de belangrijkste procedures en probleemoplossingsgebieden. Dit omvat de openings- en sluitingsprocedures. Ontwikkel procedures om problemen met de computer, wachtwoord of andere technische problemen op te lossen. Maak processen voor geëscaleerde klantproblemen. Elke uitgevoerde taak waarvoor consistentie vereist is of waarbij personeelsleden die het in twijfel trekken een procedure worden die in de handleiding wordt beschreven.
Consistente procedures besparen arbeidstijd omdat werknemers over middelen beschikken om dingen gedaan te krijgen zonder leiderschap of ondersteuning of interventie.
