SOP's, meer formeel bekend als standaard operationele procedures, zijn gedocumenteerde werkwijzen die zijn ontworpen om consistentie in bedrijfspraktijken en activiteiten te verzekeren. Veel mensen denken dat SOP's alleen van toepassing zijn in praktische laboratorium- en productiecontexten. Volgens het Environmental Protection Agency is een van de hoofddoelen van SOP's het verplichten van de manier waarop apparatuur wordt onderhouden, aangepast en gebruikt. SOP's kunnen echter ook meer analytische processen omvatten, wat betekent dat ze in verschillende bedrijfscontexten kunnen worden toegepast.
Gezondheid en veiligheid
Standaard operationele procedures handhaven de gezondheid en veiligheid van alle werknemers. Vooral in productieomgevingen waar zware apparatuur is betrokken, kunnen SOP's ervoor zorgen dat werknemers apparatuur gebruiken om verwondingen te voorkomen. SOP's kunnen reguliere schoonmaak- en onderhoudsschema's verplicht stellen. Deze activiteiten zijn belangrijk voor een veilige werking van machines, maar worden gemakkelijk vergeten wanneer werknemers van ploeg veranderen en er geen schriftelijke gegevens bestaan. SOP's laten ook zien hoe je apparatuur veilig kunt gebruiken tijdens normaal gebruik. Een document van Iowa State University suggereert diagrammen en woorden te gebruiken om de instructies glashelder te maken.
Consistentie van resultaten
In laboratoriumsituaties suggereert het Environmental Protection Agency dat het volgen van regels door regelgevende instanties niet altijd voldoende is. Werknemers maken soms een kleine wijziging in de standaardprocedure op basis van de meer specifieke vereisten van een bepaald experiment. Wanneer deze wijzigingen niet worden gedocumenteerd, kunnen de experimentele resultaten verschillen tussen teams van technici die enigszins verschillende methoden gebruiken. Door standaardwerkprocedures te schrijven die specifiek zijn voor de branche van uw bedrijf, zorgt u ervoor dat iedereen op dezelfde manier werkt, waardoor de kosten van aanvullende onderzoeken worden beperkt om inconsistente resultaten te verklaren.
Wettelijke en wettelijke naleving
Het schrijven van een standaardprocedure met de vereisten van een regelgevend lichaam zorgt ervoor dat de praktijken binnen uw organisatie aansluiten bij de verwachtingen van de industrie. Gedocumenteerde procedures helpen ook om interne en externe audits te stroomlijnen. Als uw bedrijf bijvoorbeeld de ISO-certificering handhaaft, kunt u externe auditors helpen door schriftelijke exemplaren van uw ISO-conforme procedures te verstrekken. Zij kunnen u dan adviseren waar precies in de procesarbeiders tekortschieten. SOP's beschermen u ook tegen rechtszaken - bijvoorbeeld als een medewerker gewond raakt op het werk nadat hij de gedocumenteerde beste praktijken niet heeft gevolgd. SOP's in kantooromgevingen kunnen ook zorgen voor wettelijke naleving. Een SOP voor het onderhandelen van zakelijke deals in het buitenland kan bijvoorbeeld voorkomen dat leidinggevenden het illegale omkopingsgebied betreden.
Verhoogde efficiëntie en productiviteit
Mensen hebben consistentie nodig om hun meest productieve te zijn. Wanneer er geen twijfel bestaat over de indeling van een document, of apparatuur moet worden schoongemaakt en waar benodigdheden moeten worden bewaard, kunnen mensen eenvoudig hun werk doen zonder te stoppen om vragen te stellen. Alles standaardiseren is onmogelijk en contraproductief, omdat medewerkers enige flexibiliteit nodig hebben om problemen op te lossen. Het schrijven van SOP's voor normale, gerichte procedures kan de efficiëntie op het werk verhogen. Een SOP voor bestandsbenaming kan bijvoorbeeld de tijd verminderen die nodig is om documenten te vinden en teamwork tussen afdelingen te bevorderen.
