Een productieve bijeenkomst vereist een zorgvuldige voorbereiding en leiderschap om de aanwezigen gericht te houden op zaken die aandacht vereisen en betrokken zijn bij de discussie. Te veel vergaderingen hebben geen duidelijk omschreven doel. Het resultaat kan een gevoel zijn onder de aanwezigen dat ze tijd hebben verspild die misschien op een andere manier beter is besteed.
Zet je ideeën op schrift. Denk aan het doel van de bijeenkomst. Brainstorm over onderwerpen zoals wat moet worden gecommuniceerd en welke hulpmiddelen u mogelijk nodig heeft. Denk na over waar andere aanwezigen over zullen praten.
Maak een agenda om aan deelnemers te geven. Als je daadwerkelijk een agenda maakt om met iedereen te delen, weten ze wat ze van de vergadering kunnen verwachten. Noteer je hoofddoel in vetgedrukte letters bovenaan de agenda.
Introduceer de agenda aan het begin van de vergadering.Loop er even doorheen en belicht de belangrijkste onderwerpen. Plan de vergadering op zo'n manier dat er voldoende tijd is voor bespreking van alle zorgen.
