In de normale gang van zaken kan een bedrijf of een advocatenkantoor honderden brieven sturen naar klanten, potentiële klanten, verkopers of verschillende overheidsinstanties. Met de tijd tekort voor managers en professionals, is het niet altijd mogelijk voor de afzender om het document persoonlijk te ondertekenen nadat een stafmedewerker of secretaris het heeft voorbereid. Om die reden is er een algemeen geaccepteerde, legale overeenkomst om een derde partij de handtekening te laten uitvoeren.
Eenvoudige correspondentie
Het komt vrij vaak voor dat iemand een zakelijke brief voorbereidt op korte instructie van de afzender. Een advocatenkantoor kan bijvoorbeeld meerdere exemplaren van een eenvoudige brief, zoals een verzoek om in te bellen, naar veel verschillende klanten sturen. Als de afzender niet beschikbaar is om het persoonlijk te ondertekenen en het ontvangen van de brief per post noodzakelijk is, kan een gemachtigde medewerker of assistent namens de afzender tekenen. De juridische conventie is om de initialen 'p.p.' op te nemen, die staan voor de Latijnse uitdrukking 'per procurationem', wat betekent 'zorgen voor iets' vóór de handtekening van de werknemer. Procureur van correspondentie betekent om het namens iemand anders te ondertekenen; een veelgebruikt alternatief voor standaardbrieven is het gebruik van een handtekeningstempel.
Methoden en procedure
Het is acceptabel om te typen of te schrijven, "p.p." voor uw eigen handtekening, boven de afgedrukte naam van de afzender. Of u kunt de naam van de afzender boven uw eigen handtekening plaatsen, die u moet voorafgaan met 'p.p.' In het belang van consistentie en om misverstanden te voorkomen, stelt een professioneel of kantoor een standaardprocedure op voor het ondertekenen van brieven namens een ander.
Volmacht
De wet voorziet ook in een persoon met een volmacht om namens iemand anders te tekenen. Een volmacht staat een afwezig of arbeidsongeschikt individu toe om juridische of financiële activiteiten te verrichten met de hulp van een vertrouwd familielid of wettelijke vertegenwoordiger. De juiste methode, als u bevoegd bent om te tekenen met een volmacht, is om eerst de naam van de opdrachtgever en vervolgens uw eigen naam te ondertekenen, voorafgegaan door het woord 'door', naast of onder de handtekening van de opdrachtgever, met de zin 'macht' van de advocaat "of de initialen, POA na uw handtekening, bijvoorbeeld, Joe Smith door Mary Jones, volmacht. In sommige situaties moet het notariële en ondertekende volmachtformulier het contract, het formulier of de ondertekende brief vergezellen.
Ouders en voogden
Staatswetten bepalen in het algemeen dat minderjarigen niet gebonden zijn aan juridisch bindende contracten, met enkele uitzonderingen. In een situatie waarin een contract betrekking heeft op een minderjarige, zoals het openen van een bankrekening of het opstellen van een modelversie van een fotograaf, kan het zijn dat de ouder of wettelijke voogd namens de minderjarige moet tekenen. In deze gevallen volgt de ouder of voogd zijn handtekening met de woorden "voor en namens", gevolgd door de naam van de minderjarige. Het document kan ook de geprinte of ondertekende naam van de minderjarige op een aparte handtekeningregel vereisen.
