Notulen zijn een gedetailleerd verslag van een vergadering. De minuten leggen onderwerpen vast van gesprek, benodigde acties en genomen beslissingen. Notulen zorgen ervoor dat er een officieel verslag van de vergadering is, ook documenterend wie er op een vergadering was en wie afwezig was. Normaal gesproken wordt één persoon gekozen om de notulen te houden, meestal een secretaresse of penningmeester. Als u de kans hebt gekregen om notulen bij te houden voor een vergadering, zijn er enkele dingen die u moet onthouden om ervoor te zorgen dat u ze professioneel registreert.
Items die je nodig hebt
-
Pen of potlood
-
notitieboekje
-
Opname apparaat
-
Computer
Noteer de tijd, datum en plaats waarop de vergadering boven aan de pagina in een notitieblok plaatsvond.
Gebruik een opnameapparaat dat u later kunt afspelen om u te helpen bij het schrijven van volledige minuten.
Maak een lijst van de namen van de aanwezigen. Noteer ook de namen van de personen die naar verwachting bij de vergadering aanwezig waren maar afwezig zijn. Het kan zijn dat u moet noteren wiens afwezigheid verontschuldigd is. Als dat het geval is, kun je "excuseer" tussen haakjes naast de naam van de persoon noteren.
Volg mee met de agenda van de vergadering. Hoofdmedewerkers ontvangen meestal de agenda voorafgaand aan de vergadering en helpen u om elk besproken onderwerp op volgorde te noteren.
Let op de belangrijkste punten voor elk onderwerp op de agenda. In de notulen moet worden vermeld welke beslissingen zijn genomen of welke follow-up nodig is voor elk agendapunt.
Voeg het woord "Actie" toe onder elk agendapunt dat een vereiste actie van een lid van het bord of een deelnemer vereist. Wanneer u uw notities typt, maakt u het woord 'actie' vetgedrukt en cursief en stelt u het een eigen regel voor; dit maakt het gemakkelijk te vinden en helpt bij het bijhouden wie wat moet doen.
Schrijf of typ 'Andere zaken' om onderwerpen te markeren die worden besproken buiten de agenda's die worden vermeld en geef aan wie verantwoordelijk was voor het bijeenbrengen van deze items op de vergadering.
Geef in uw notulen de afgesproken tijd, datum en plaats van de volgende vergadering aan.
Meld u aan bij uw minuten. De laatste regel van uw getypte minuten moet uw naam en titel bevatten, voorafgegaan door een zin zoals 'Notulen geregistreerd door'.
Tips
-
Zorg ervoor dat uw opnameapparaat is aangesloten, volledig is opgeladen of over extra batterijen beschikt.
