De taak om tijdens een vergadering notulen te maken, wordt door sommige mensen gezien als een ondankbare taak.Het beheersen van de kunst om effectieve vergadernotulen te maken, is echter niet alleen nuttig voor deelnemers om de problemen te begrijpen, te discussiëren en overeen te komen met actiepunten, maar het kan ook anderen helpen die niet aan tafel waren bij hun besluitvorming. Onderschat de kracht en effectiviteit van het leren beheersen van deze schrijfvaardigheid niet.
Items die je nodig hebt
-
Vergadering agenda
-
Lijst met aanwezigen
-
Pen of potlood
-
Kladblok of laptop
-
Audio-opnameapparaat (optioneel)
Begin bovenaan uw vergadermomenten door de naam van de vergadering, de locatie, de datum en het tijdstip waarop deze werd gehouden te schrijven.
Vermeld de uitgenodigde deelnemers die aanwezig zijn met hun naam, titel en afdeling die zij vertegenwoordigen, samen met de genodigden maar niet aanwezig. Vermeld ook de namen van uitgenodigde gastsprekers of presentatoren.
Maak een subsectie voor elk agendapunt en maak aantekeningen terwijl de discussie betrekking heeft op dat onderwerp. Noteer de belangrijkste discussie en probeer waar mogelijk de naam van de persoon te vermelden die is gekoppeld aan de belangrijkste punten die zijn gemaakt.
Bespreek na bespreking van het onderwerp eventuele overeengekomen vervolgstappen of beslissingen rondom dat agendapunt met aanbevolen acties door wie, datum verschuldigd, verantwoordelijke personen of afdeling voor implementatie, enz. Dit is het meest cruciale onderdeel van het minuut nemen proces, aangezien actieplannen van de vergadering uit deze sectie zullen worden afgeleid.
Voor eventuele problemen of discussiepunten die naar voren zijn gebracht maar nog niet zijn opgelost, voegt u ze toe aan een apart gedeelte van uw minuutpagina's met het label 'Niet-opgeloste problemen'. Deelnemers aan de vergadering kunnen deze later bekijken en de gastheer van de vergadering kan vervolgens beslissen hoe de resolutie van deze items het best kan worden afgehandeld.
Noteer aan het einde van de notulen de overeengekomen volgende datum, tijd en locatie van de vergadering, samen met andere informatie die deelnemers nodig hebben om zich voor te bereiden op de volgende sessie.
Zorg er ten slotte voor dat alle genodigden, al dan niet aanwezig, een exemplaar van de notulen ontvangen. Het is een goede vuistregel om te proberen de notulen binnen 24 tot 48 uur na de vergadering te verspreiden. Op die manier kan, als er iets niet klopt of iemand verkeerd wordt geciteerd, het worden gecorrigeerd terwijl het nieuw is voor de geest van elke deelnemer.
Tips
-
Het is belangrijk om een nauwkeurige lijst te hebben van de aanwezigen, omdat het belangrijk kan zijn om later te weten wie er aanwezig was en deel te nemen aan het nemen van belangrijke beslissingen tijdens de vergadering. Vergeet niet om zowel uw naam als de datum waarop u de notulen hebt geschreven samen met het bestand te schrijven naampad van waar de minuten kunnen worden gevonden indien elektronisch opgeslagen op een computer.
Waarschuwing
Het is goed om steno af te leggen, maar probeer niet om je eigen woorden, opmerkingen of meningen te parafraseren of onder woorden te brengen over wat je denkt dat iemand heeft gezegd, gevoeld of gedacht - noteer de notulen zoals de persoon die heeft gesteld.
