Het is moeilijk om een bedrijf bij te houden terwijl het groeit. Het kan zelfs nog verwarrender worden als je probeert te begrijpen hoe de structuur in de loop van de tijd is veranderd door bijvoorbeeld uitbreiding of administratieve wijzigingen. Procestoewijzing helpt het management de veranderingen te zien aan de hand van een diagram. Om ervoor te zorgen dat het diagram juist is, moeten bepaalde regels worden gevolgd bij het maken van een proceskaart.
Definieer de kaartsymbolen
Elke proceskaart heeft een set symbolen die verschillende taken vertegenwoordigen. Voordat u begint met het maken van een procesmap, moeten deze symbolen worden gedefinieerd. Ovalen tonen bijvoorbeeld invoer aan het begin van het proces of uitvoer aan het einde van het proces. Kaders of rechthoeken tonen taken of activiteiten die tijdens het proces plaatsvinden. Pijlen geven de richting van de stroom aan en diamanten geven punten in het proces weer wanneer vragen worden gesteld of een beslissing nodig is. (Zie bronnen voor een voorbeeld).
Definieer het proces
Bepaal waar het proces begint en waar het eindigt. Procestoewijzing wordt meestal gedaan wanneer u de manier verandert waarop mensen hun werk doen, bijvoorbeeld door een geautomatiseerd proces toe te voegen, wanneer uw bedrijf samenkomt met een ander bedrijf, wanneer u een nieuwe productlijn introduceert en de impact ervan moet begrijpen. hebben op uw personeel, taken en technologieën, en wanneer u probeert om kosten te besparen en de efficiëntie te verbeteren. Bepaal wat u probeert te doen, wanneer het begint, wanneer het eindigt en noem uw proceskaart dienovereenkomstig.
Maak een lijst van de stappen
De stappen kunnen voldoende informatie of een overvloed aan details tonen. Welk pad u ook kiest, houd de formulering eenvoudig. Schrijf elke stap in de vorm 'werkwoord-object', zoals 'actieplan'.
Maak een reeks
Gebruik Post-It-notities of indexkaarten om de stappen van links naar rechts in de vorm van een diagram in kaart te brengen. Maak je nog geen zorgen over het tekenen van pijlen of figuren. Dat gebeurt zodra u een visueel idee hebt van hoe uw kaart eruit zal zien.
Teken het diagram
Teken de symbolen op basis van de regels die u al hebt geschetst voor elke vorm. Ovalen vertegenwoordigen bijvoorbeeld invoer en uitvoer. Nadat de symbolen op hun plaats zijn, tekent u de pijlen. Als een vorm om meer dan één pijl vraagt, moet u mogelijk een beslissingsruit plaatsen zodat u bij het bereiken van die stap weet dat er alternatieven zijn waarmee rekening moet worden gehouden. Gebruik bij het tekenen van de grafiek een systeemmodelaanpak, waarbij elke stap door een pijl wordt gekoppeld aan de volgende stap of uitkomst. Zorg ervoor dat het model compleet is en relevante informatie bevat.
