U hebt dus een bestelling ontvangen en uw klant het product of de dienst gestuurd die zij hebben aangevraagd. Gefeliciteerd! Vervolgens moet u de klant laten betalen. Het verzamelen van geld begint met een factuur die naar de klant wordt gestuurd, waarop het verschuldigde bedrag en de betalingsvoorwaarden staan vermeld. Door een factuur te maken, wordt een debiteur aangemaakt.Dit is van waarde voor uw bedrijf en staat hoog op uw lijst met bedrijfsmiddelen omdat het gemakkelijk in contanten kan worden omgezet.
Tips
-
Op boekhoudkundig gebied creëert het opstellen van een factuur een vordering. Zodra het is betaald, wordt de factuur contant.
Definitie verkoopfactuur
Een verkoopfactuur is een bedrijfsdocument dat wordt opgesteld wanneer u een betaling van een klant moet aanvragen voor goederen of services die u heeft geleverd. De factuur bevat belangrijke details, zoals het product, de hoeveelheid, de prijs en de betalingsvoorwaarden, zoals de bankgegevens van het bedrijf. Wat documenten betreft, het is een van de gemakkelijkste om te maken, en het is ook een van de belangrijkste. Een factuur bepaalt de betalingsverplichting van de klant. Door een factuur uit te geven, verifieert u het contract dat tussen u en de klant bestaat en dat u uw kant van de overeenkomst hebt voltooid. Zodra de klant instemt met de factuur, wordt dit een wettelijke schuld die de klant moet betalen.
Wat is het verschil tussen een factuur en een factuur?
Het is de moeite waard om wat terminologie op dit punt op te ruimen, omdat er vaak veel verwarring is over wat een factuur is en wat een factuur is. Een factuur wordt altijd van de verkoper naar de klant gestuurd in de hoop binnen een bepaalde tijd te worden betaald. Wanneer u goederen en services levert, maakt u dus altijd een factuur. Een rekening is iets dat de klant moet betalen. Dus de factuur die u aan de kant van de klant hebt gemaakt, is een factuur. Het is hetzelfde document maar met een andere naam, afhankelijk van of u geld betaalt of ontvangt.
In boekhoudkundige termen is dit onderscheid belangrijk. Zowel u als de klant gebruiken dezelfde factuur voor boekhoudkundige doeleinden. Maar terwijl de klant de factuur gebruikt om geld op te nemen dat het bedrijf moet verlaten, een betaalrekening genoemd, gebruikt u het om geld op te nemen dat in het bedrijf komt, dat een debiteur wordt genoemd.
Welke informatie moet aanwezig zijn op een verkoopfactuur?
Over het algemeen kunt u de factuur in twee delen onderverdelen: de factuurkop en factureringskern. De kop van de factuur bevat:
- De naam en het adres van de verkoper.
- De naam en het adres van de ontvanger.
- De datum van de factuur - dit is van vitaal belang! De klok begint voor de klant te tikken op de factuurdatum. Als je een tijdslimiet hebt voor de betaling, wat je zou moeten doen, dan zorgt het opnemen van een datum ervoor dat iedereen op dezelfde pagina staat wanneer de betaling verschuldigd is.
- Een uniek factuurnummer.
- Een bestelnummer, als u een inkoopordersysteem gebruikt om uw zakelijke aankopen te beheren.
De factureringskern bevat:
- Een gedetailleerde beschrijving van de verleende dienst of de geleverde producten, inclusief hoeveelheden en prijzen.
- Eventuele toepasselijke verkoopbelastingen.
- De totale prijs die verschuldigd is.
- Algemene voorwaarden voor betaling. U kunt bijvoorbeeld 'netto 30' opgeven, wat betekent dat het volledige bedrag binnen 30 dagen moet zijn betaald.
- De betalingsmethode, zoals bankrekeninggegevens of de naam van een persoon waar de klant cheques kan verzenden.
Wat is een verkoopfactuur in boekhoudkundige voorwaarden?
Veel bedrijven hebben een behoorlijk aantal klanten die niet onmiddellijk betalen. Als u de accrual-methode van factuuradministratie gebruikt, registreert u inkomsten wanneer u deze hebt verdiend, niet wanneer het geld op uw bankrekening is gestort. Dit betekent dat je een methode nodig hebt voor het opnemen van inkomsten die je mag ontvangen, maar die je nog niet hebt ontvangen. Een verkoopfactuur in boekhoudkundige termen is een 'debiteur' of 'A / R'. Debiteuren vertegenwoordigen alle betalingen die aan uw bedrijf zijn verschuldigd en die nog niet door klanten zijn betaald.
Als je erover nadenkt, is wat je eigenlijk aan het doen bent bij het maken van een factuur, het renteloze krediet van de klant voor een korte tijd verlengen. U staat hen toe om goederen of services te verkrijgen vóór betaling, op basis van het vertrouwen dat de betaling zal plaatsvinden op de betaaldatum. Een debiteur is gewoon een manier om deze vertrouwensrelatie vast te leggen.
Hoe registreert u een factuur?
A / R's zijn ongelooflijk waardevol voor uw bedrijf, omdat ze bij betaling direct worden omgezet in contanten. Als zodanig slaat u ze op als activa op de balans van het bedrijf. Het is gebruikelijk om activa te rangschikken in volgorde van liquiditeit, die meet hoe snel iets kan worden omgezet in contanten. Dus van al uw bedrijfsmiddelen is contanten het meest liquide, en activa zoals onroerend goed, aandelen in hedgefondsen en andere alternatieve beleggingen zijn het minst liquide omdat deze items veel moeilijker te verkopen zijn.
Debiteuren worden vermeld als vlottende activa omdat de betaling binnen één jaar of minder door de klant moet worden voldaan. En omdat ze in contanten worden omgezet, zijn de A / R's de meest liquide activa op het moment dat de factuur wordt betaald. U zult ze meestal onder de contanten op de balans zetten en het cijfer dat u invoegt is gewoon het totale bedrag van al uw openstaande facturen.
Wat is het verschil tussen debiteuren en crediteurenadministratie?
De keerzijde van debiteuren is crediteuren. A / Ps doen zich voor als u geld aan uw leveranciers verschuldigd bent, omdat u de rekening nog niet hebt betaald. Als een boekingpost vertegenwoordigt het uw verplichting om een kortlopende schuld af te betalen. Ter illustratie, stel je voor dat een leverancier je een case met widgets stuurt en een paar dagen later een factuur stuurt voor de kosten van $ 500. Je bent verplicht om dit geld te betalen, dus je neemt de $ 500 op als een afboeking in de kolom crediteuren en crediteert tegelijkertijd $ 500 voor de kosten van grondstoffen, die meestal wordt vermeld als een kostprijs van verkochte goederen. Uw leverancier wacht op het ontvangen van de betaling, dus het boekt de factuur in de kolom 'Te ontvangen rekeningen'.
Als u vervolgens een cheque uitschrijft om de rekening te betalen, voert u een krediet van $ 500 in op de kolom voor crediteuren en een debitering van $ 500 op de betaalrekening. Als iemand naar uw resultatenrekening kijkt, ziet hij in één oogopslag het totale bedrag dat het bedrijf in onbetaalde rekeningen bijhoudt.
Wat als een klant niet betaalt?
In een ideale wereld zouden al uw klanten al uw facturen op tijd betalen, elke keer weer. In de echte wereld betalen klanten te laat en sommige betalen helemaal niet. Het probleem hierbij is dat uw debiteurenboeking het saldo moet weergeven van alle facturen die in de nabije toekomst zullen worden omgezet in contanten. Als een klant niet voor 90, 120 of 360 dagen betaalt - of helemaal niet betaalt - zal dit de nauwkeurigheid van uw balans verstoren.
Regel nummer één van incasso is dat hoe langer een betaling verschuldigd is, hoe moeilijker het is om deze te innen. Een essentiële berekening voor elk bedrijf is om erachter te komen hoe oud uw facturen zijn door een proces dat 'veroudering' wordt genoemd. Als u bedrijfsadministratiesoftware gebruikt, omvatten de gebruikelijke categorieën voor dit type rapport:
- Huidig: onmiddellijk verschuldigd.
- 1 tot 30 dagen: verschuldigd binnen de komende 30 dagen.
- 31 tot 60 dagen te laat.
- 61 tot 90 dagen te laat.
- 91 dagen en meer over tijd en zo verder, in stappen van 30 dagen.
Het doel van veroudering is om te zien welke facturen moeten worden opgevolgd, zoals de klant bellen of het account naar een incassobureau sturen. Het geeft ook inzicht in of u te traag betalingen verzamelt en te veel kredietrisico loopt. Als de debiteuren te langzaam infunderen, kunt u een groot probleem met de cashflow krijgen en moet u geld lenen om uw dagelijkse bedrijfskosten te dekken.
