Business process mapping biedt bedrijfsleiders de mogelijkheid om te verduidelijken hoe processen daadwerkelijk worden uitgevoerd. Het onthult problemen zoals knelpunten en variatie in hoe het proces wordt uitgevoerd door verschillende groepen of individuen. Leiders kunnen er ook achter komen of de manier waarop het proces daadwerkelijk wordt uitgevoerd verschilt van de manier waarop het moet worden gedaan. Het creëren van een proceskaart, ook wel een stroomdiagram genoemd, is een belangrijk onderdeel van Six Sigma-procesbeheer en -verbetering, maar kan zelfs zonder het volledige raamwerk van Six Sigma nuttig zijn.
Verzamel informatie van personen die het proces daadwerkelijk uitvoeren over hoe het wordt gedaan. Zorg ervoor dat u erachter komt of de stappen variëren onder verschillende omstandigheden of voor verschillende mensen. Concentreer u op hoe het proces op dit moment wordt uitgevoerd, niet op hoe het moet worden gedaan.
Bepaal welk type procesmap moet worden gemaakt. Een stroomdiagram met basisactiviteiten toont de stroom van stappen in het proces inclusief beslissingspunten, terwijl een stroomschema voor de inzet ook duidelijk de betrokkenheid van verschillende groepen of mensen weergeeft. Maak voor de laatste kolommen voor elk individu of groep en teken elke stap in de juiste kolom om aan te geven wie de stap uitvoert.
Start uw bedrijfsproceskaart door een ovale of afgeronde rechthoek te tekenen, het standaardsymbool voor het startpunt. Voor een activiteitenstroomdiagram tekent u het beginpunt linksboven op de pagina van uw papier- of softwarepagina. Voor een implementatiediagram moet u deze boven aan de betreffende kolom tekenen.
Geef het startpunt een label met een zin die aangeeft dat dit het beginpunt is, zoals 'Oproep binnenkomt' of zelfs 'Start'. Elk van uw stappen wordt op deze manier gelabeld en moet een werkwoord bevatten om een actie weer te geven.
Maak elk van de processtappen door een rechthoek te tekenen en te labelen. Elke stap zou een eigen voorstelling moeten hebben. Combineer geen stappen in één vorm met het woord "en" om meer dan één werkwoord of actie te verbinden.
Verbind de stappen met pijlen die de richting van de processtroom aangeven. Het is in orde als uw kaart meerdere regels omspant om op de pagina te passen; de pijlen maken de stroom duidelijk, ongeacht de fysieke rangschikking van de stappen.
Gebruik een ruitvorm om een beslissingspunt te vertegenwoordigen op elk moment dat de volgende stap afhangt van een specifieke omstandigheid. Een proceskaart voor een online winkelwagentje zou bijvoorbeeld een beslissingspunt hebben dat de keuze van de klant aangeeft om te betalen met een creditcard of via PayPal.
Geef de stappen aan die volgen op een beslissingspunt door de rechthoekige symbolen te maken en deze te labelen en de pijlen toe te voegen om de processtroom weer te geven. Label elk van de pijlen vanaf het beslissingspunt om de toestand te verduidelijken die leidt naar het volgen van dat pad. Gebruik in het huidige voorbeeld het label "PayPal" voor één pijl en "creditcard" voor de andere.
Voeg als laatste stap een laatste ovale of afgeronde rechthoekige vorm met het label "Einde" toe om het einde van het proces aan te geven.
Controleer uw proceskaart om ervoor te zorgen dat deze correct wordt gelezen. Laat ook een paar mensen die het proces uitvoeren het beoordelen, om er zeker van te zijn dat het nauwkeurig weergeeft wat ze doen.
Tips
-
Programma's zoals Microsoft Visio hebben speciale functies voor het maken van proceskaarten, maar andere grafische programma's of PowerPoint kunnen ook worden gebruikt. Wanneer u voor het eerst informatie over het proces verzamelt, schrijft u elke stap op een kleine notitie en schikt u ze vervolgens om de processtroom weer te geven. Deze methode kan eenvoudiger zijn dan proberen om de procesmap vanaf het begin in één keer te maken. Als uw proces veel hand-outs tussen groepen of individuen met zich meebrengt, wilt u mogelijk een implementatieflowschema gebruiken om de betrokkenheid van verschillende partijen expliciet te illustreren.
