Om een goede indruk te maken bij het schrijven naar de manager van een bedrijf, moet u een duidelijk, beknopt, professioneel ogend en klinkend document maken. Zakelijke brieven zijn formeler dan e-mails meestal, en ze volgen meestal specifieke protocollen. De manier waarop je je brief opmaakt, adresseert en opent, geeft de indruk die de ontvanger van je heeft; Zorg er daarom voor dat u professionele standaarden handhaaft zodat de inhoud van de brief serieus wordt genomen.
Vermeld uw volledige postadres bovenaan de pagina. Formatteer uw adres zoals u dat zou doen op een envelop met de stad, staat en postcode op de tweede regel na uw straatnummer en naam. U kunt ook uw telefoonnummer en e-mailadres onmiddellijk na uw adres vermelden.
Schrijf de datum in de regel onmiddellijk na uw adres. Noteer de datum vol, bijvoorbeeld 14 maart 2011 in plaats van 14-03-2011. De datum, samen met de rest van de brief, moet worden gemotiveerd.
Sla na de datum vier regels over en schrijf het adres van de manager die uw brief ontvangt. Dit is enigszins anders dan hoe u uw eigen adres opsloot. De eerste regel van dit gedeelte moet de naam van de manager zijn aan wie uw brief is geadresseerd. De volgende regel is de exacte positie van de manager bij het bedrijf, gevolgd door zijn bedrijfsnaam op de derde regel. Vervolgens komt het postadres van de manager, inclusief stad, staat en postcode. Vermeld zijn telefoonnummer of e-mailadres niet.
Sla één regel over en schrijf dan uw aanhef, zoals "Geachte mevrouw Stevens" of "Geachte heer Jones." De aanhef moet worden gevolgd door een dubbele punt.
Schrijf de rest van je brief op.
