Of u nu in de medische industrie werkt of niet, er kunnen momenten zijn dat u een brief moet richten aan verschillende medische specialisten die op verschillende maar verwante gebieden werken. Deze artsen kunnen aan hetzelfde ziekenhuis zijn verbonden, of ze kunnen op meerdere locaties werken. Een belangrijke reden voor het schrijven naar meerdere artsen is om hen te helpen effectief samen te werken met elkaar en met u over het onderwerp bij de hand.
Schrijf één brief
Bij het schrijven naar meerdere artsen in dezelfde medische praktijk of binnen dezelfde afdeling in een ziekenhuis, is het acceptabel om een enkele brief te schrijven die is geadresseerd aan alle ontvangers. U kunt bijvoorbeeld uw brief adresseren aan:
Zoe Smith, MD, hoofdarts
Rhonda Allen, M.D., directeur, gewichtsbeheersing
Thomas Kenelm, M.D., Family Medicine
Acme Primary Care Center
Yardley, PA 19067
De artsen hebben waarschijnlijk verschillende professionele titels, die u, uit beleefdheid, respect zou moeten geven. Als er een duidelijke hiërarchie is, noteer dan de namen van de artsen in volgorde van anciënniteit of academische rangorde. Gebruik anders alfabetische volgorde. Het is gebruikelijk om een afzonderlijke brief en envelop naar elke ontvanger te sturen, dus druk een origineel exemplaar voor elke arts af.
De koolstofkopie notatie
Voor meerdere ontvangers op verschillende locaties, waaronder verschillende afdelingen binnen hetzelfde grote ziekenhuis, bereidt u dezelfde brief meerdere keren voor met elk van de artsen als primaire ontvanger.
Dit zorgt ervoor dat elke arts zijn of haar eigen brief ontvangt. Voeg onderaan de letters de "cc:" notatie in gevolgd door de namen en titels van de andere artsen die een kopie van de brief ontvangen. De "cc" staat voor "carbon copy" of "courtesy copy". Het maakt elke arts duidelijk wie er nog meer een kopie van de brief heeft ontvangen. Omdat u wilt dat de artsen samenwerken, vermeldt u het adres van de dokter na de naam van de arts.
Selecteer uw aanhef
Wanneer u een enkele brief naar meerdere ontvangers schrijft, schrijft u 'Geachte' gevolgd door de namen van de artsen in de volgorde waarin u ze opgeeft in het adresblok: 'Geachte Dr. Smith, Dr. Allen en Dr. Kenelm', bijvoorbeeld. Voeg een dubbele punt toe na de definitieve naam. Begroeting van artsen met hun voornamen is nooit acceptabel bij het versturen van officiële correspondentie. Tenzij u een huwelijksuitnodiging naar sommige artsenvrienden verzendt, houd uw begroeting strikt professioneel.
Bij het adresseren van een panel
Als u een groot aantal artsen, zoals een panel of commissie, moet aanspreken, kan het geschikter zijn om uw brief aan het algemene panel te adresseren en aan het einde van de brief een distributieblok op te nemen. Uw aanhef zou "Dear Life Insurance Application Panel:" of iets dergelijks zijn. Schrijf de naam, de beroepstitel en het adres van elk panellid in het distributieblok en stuur een kopie van de brief naar elke persoon in de lijst.
