Wanneer u een verslag schrijft dat tijdens een vergadering moet worden gepresenteerd, moet u enkele basisrichtlijnen volgen, waarvan u de meesten waarschijnlijk op school hebt geleerd. U moet bijvoorbeeld zeker zijn van het doel van uw rapport, u moet zich concentreren op een precies gedefinieerd subonderwerp en u moet schrijven met uw doelgroep in gedachten.
Weet van tevoren de educatieve en werkachtergrond van de deelnemers aan de vergadering. Dit helpt je te weten hoeveel van het onderwerp je moet uitleggen. Stel u bijvoorbeeld voor dat u een rapport opstelt over het aantal ongevallen op bepaalde kruispunten in de stad, dat op de volgende vergadering van het verkeerscomité zal worden gepresenteerd. Als drie van de vijf commissieleden een achtergrond hebben in wetshandhaving, hoeft u geen uitdrukkingen als 'navigeren op een afslag' uit te leggen.
Denk aan het advies van je Engelse leraar op de middelbare school: probeer het universum niet aan te pakken. Schrijf over een kleiner segment van uw hoofdonderwerp. Het maakt uw rapport gemakkelijker te begrijpen. 'Voetgangersveiligheid' kan bijvoorbeeld het hoofdonderwerp zijn voor een verkeersonderzoeksrapport, maar uw rapportage is beperkt tot een deel van dat onderwerp - het verbeteren van de veiligheid op twee kruispunten.
Zorg voor voldoende context in uw introductie en conclusie. Dat helpt de deelnemers aan de vergadering het belang van uw voorstellen te begrijpen. Als uw rapport bijvoorbeeld aanbeveelt hulphelpmensen aan te nemen om bij de gemeentelijke rechtbank te werken, zou uw inleiding de jarenlange strijd van de gemeente kunnen verklaren om stijgingen in overwerk betaald aan politieagenten te compenseren. De conclusie zou herhalen hoe dit voorstel slechts een van de vele is die de gemeente kan helpen gaten in haar begroting te dichten.
Laat de titel van het rapport aangeven of de vergadering gepland is om problemen op te lossen of om informatie te verstrekken.Als een manager bijvoorbeeld de vergadering heeft gebeld om de teamleden te informeren dat de verkopen in het laatste kwartaal zijn gestegen, is uw titel misschien: "Derde kwartaalverkopen: de impact van nieuwe klantenserviceprocedures."
Rapporten zijn meestal gericht op het beïnvloeden van iemands acties. Noem de feedback die u verwacht - en van wie. Zo kan het rapport van een schoolopzichter over een toename van de scores van studententests het bestuur aanbevelen om een resolutie goed te keuren die van een pilotstudie een permanente studie maakt.
