Bedrijven ontvangen vaak verzoeken om liefdadigheidsdonaties en veel bedrijven hebben kleine budgetten voor dergelijke donaties. Als u een stille veiling host, moet u een overtuigend argument maken waarom uw organisatie de tijd, moeite en verloren kosten van het bedrijf waard is. Een brief die uw groep en het belang ervan volledig verklaart, is een begin. Een goed doordachte brief is de sleutel tot het overtuigen van een bedrijf om te doneren aan uw evenement.
Open met een specifieke begroeting aan de bedrijfseigenaar. Het is het beste om algemene begroetingen zoals 'Geachte heer' te voorkomen.
Vermeld dat u namens uw organisatie schrijft en op zoek bent naar stille veilingartikelen voor een specifiek evenement. Bijvoorbeeld: "Ik ben een vrijwilliger bij Kids Charity en ik schrijf om te vragen of u geïnteresseerd bent in het doneren van een item of dienst voor onze aanstaande stille veiling, die zal plaatsvinden tijdens ons jaarlijkse fondsenwervingsgala op 15 oktober."
Segue in een korte discussie over uw organisatie en het belang ervan in de gemeenschap. Noem de populaties die u dient en hoe het werk van uw organisatie deze bevolkingsgroepen helpt.
Vertel hoe de stille veiling een essentieel onderdeel is van uw jaarlijkse fondsenwervende inspanningen om de bevolking beter van dienst te zijn. Noem eerdere successen als je het evenement eerder hebt gehouden. Voeg een regel toe waarmee de ondernemer wordt bedankt voor zijn eerdere ondersteuning voor uw stille veiling, indien van toepassing.
Schrijf dat je dankbaar bent voor elk item of elke dienst die het bedrijf genereus genoeg zou zijn om aan te bieden, en vermeld het bedrijf bij naam in deze verklaring. Voeg daaraan toe dat u de donatie kunt ophalen, waardoor u de eigenaar van het bedrijf bent.
Praat over wat u het bedrijf in ruil kunt bieden. Beloof bijvoorbeeld gratis adverteren door het bedrijf op te nemen in een lijst met sponsors. Schrijf dat de gift fiscaal aftrekbaar is, als dat van toepassing is op uw goede doel of groep. Noem dat door deel te nemen, het bedrijf de community-exposure krijgt van het grote aantal aanwezigen. Bied ook een gratis ticket voor het evenement aan de eigenaar van het bedrijf.
Sluit de bedanking van de bedrijfseigenaar voor haar tijd en vermeld uw contactgegevens voor de donatie. Beloof ook een vervolg te geven aan de bedrijfseigenaar.
Druk de brief af op het officiële briefpapier van de organisatie.
