Vragen om sponsorgeld via een brief is een lastige propositie omdat je heel wat informatie moet overbrengen in slechts een korte pagina of twee. Als je een begeleidende brief schrijft bij een sponsorvoorstel, moet de brief je lezer plagen, zodat ze het voorstel wil bekijken. Maar als de brief op zichzelf staat, moet hij een aantal belangrijke vragen beantwoorden. Waarom zou de sponsor betrokken zijn? Waarom zouden ze een gesprek met je openen? Wat levert het op voor de sponsor?
Tips
-
In een goede brief wordt uiteengezet waarom de sponsor uw doel wil ondersteunen en meedelen wat de sponsor eraan heeft.
Organiseer uw inhoud
Schrijf een lijst met de informatie die u wilt communiceren aan potentiële sponsors in volgorde van belangrijkheid. Verdeel uw inhoud in secties en bepaal zelf wat elke alinea van uw brief zal bevatten. Een goede brief kan een sterke introductie bevatten, een lijst met uw voordelen, details over het evenement, de kosten en een manier waarop uw lezer contact met u kan opnemen. Als uw brief het sponsorverzoek is, schrijft u een brief van twee pagina's vergezeld van een highlight-blad van één pagina met uw voordelen, kosten en contactgegevens.
Begin met een sterke intro
Begin uw brief door potentiële sponsors te vertellen dat u een voordeel voor hen heeft. Begin uw brief niet door te praten over hoe lang u al heeft gewerkt, hoeveel mensen u bedient of het publieke belang dat u hebt. Dat is belangrijk en zou in uw brief moeten worden opgenomen, maar u kunt uzelf onderscheiden van de vele andere organisaties die bedrijven vragen om bijdragen, donaties en sponsoring door uw lezers onmiddellijk te laten weten dat uw evenement hun bedrijven kan helpen. Laat met name potentiële sponsors weten dat uw evenement hen effectieve exposure naar hun doelgroep biedt.
Voorbeeld:
Als je honderden nieuwe ouders in je stad wilt bereiken, hebben we een geweldige kans voor jou! Bij de speeldatum van onze komende kinderen, willen we graag de kledinglijn van uw kinderen presenteren door u een tafel te laten sponsoren tegen een zeer lage prijs.
Presenteer uw voordelen
Maak een lijst van de voordelen die u biedt aan potentiële sponsors, inclusief maar niet beperkt tot: bewegwijzering op het evenement, gratis tickets, naamgevingsrechten, toegang tot deelnemerslijsten, productsteekproeven en logo's over marketingmateriaal, tickets, T-shirts en uw website. Leg uit wat de missie van uw organisatie is en vertel sponsors dat zij zich kunnen aansluiten bij uw goede werken en merkloyaliteit en -voorkeur creëren bij uw publiek. Hier verkoop je het 'warme en donzige' gevoel dat geassocieerd wordt met sponsoring. Als u een blad met een opsommingsteken levert met voordelen en sponsormogelijkheden, houdt u dit gedeelte kort en verwijst u de lezer naar uw lijst.
Voorbeeld:
We zijn al enkele jaren lokaal actief in de gemeenschap en onze jaarlijkse speeldatum voor kinderen is een populaire gebeurtenis. We krijgen veel nieuwe ouders, met kinderen van pasgeboren tot 2 jaar oud, die graag je kledinglijn willen zien. Met een tafelsponsoring krijgt u bewegwijzering met uw logo boven uw tafel en bij de ingang van het evenement, een flyer in de tas die we verdelen en een uitstekende positie op de speeldatum voor maximale belichting.
Geef de details op
Verklaar uw evenementformaat, verwachte opkomst, data, eerdere successen en andere logistiek. Vermeld de kosten voor een sponsor als de brief het veld is en niet vergezeld gaat van een sponsorvoorstel. Houd dit gedeelte kort om te voorkomen dat uw brief wordt uitgevoerd. Wijs de interesse van een potentiële sponsor op de brede details, zodat hij geïnteresseerd raakt en meer details nodig heeft. Denk als een potentiële sponsor en voltooi dit gedeelte met een afsluitende zin die het voordeel van het sponsorschap voor de potentiële sponsor bevestigt.
Voorbeeld:
Ons evenement trekt honderden nieuwe ouders, de meeste binnen stadsgrenzen en lokaal in uw kledingwinkel. Eerdere sponsors hebben hun items bijna uitverkocht en zagen een aanzienlijke toename van het aantal inloopklanten. Tijdens onze speeldatum, gehouden op maandag 6 februari met 12-4, kunnen ouders koffie drinken en rond de tafels wandelen terwijl hun kinderen spelen in onze verbouwde speelkamer.
Eindig met een oproep tot actie
Beëindig je brief en vraag de sponsor om te handelen. Als het een begeleidende brief is bij een voorstel, moet u de opdrachtgever verwijzen naar het voorstel. Als de brief de toonhoogte is, vraagt u de lezer om te bellen of te e-mailen op een specifieke datum of naar uw website te gaan voor meer informatie. Een P.S. toevoegen aan het einde van een brief onderscheidt die informatie zich van de rest van de inhoud, dus gebruik die optie om een goede definitieve indruk te maken.
Voorbeeld:
We zouden graag al onze sponsors aan het einde van de maand hun tafels hebben gekocht. Ik zal volgende week contact met u opnemen om te zien op welk sponsorniveau u zich comfortabel voelt. We verheugen ons erop een partnerschap met u aan te gaan om ouders te helpen bij de overgang naar nieuw ouderschap!
