Elke werkgever heeft een morele en wettelijke plicht om het bedrijf en zijn werknemers te beschermen tegen illegaal wangedrag en tegen acties die een vijandige werkomgeving creëren. Het uitvoeren van een onderzoek wanneer u een klacht ontvangt of reden hebt om te geloven dat een werknemer zich schuldig maakt aan wangedrag, is essentieel voor het vervullen van deze verantwoordelijkheden. Tenzij u geldige redenen hebt om dit niet te doen, is het informeren van betrokken partijen dat een onderzoek zal plaatsvinden een veel voorkomende eerste stap.
Intern memo-formaat
Hoewel u de brief kunt opstellen met behulp van een notitie- of bedrijfsbriefindeling, komt een memo vaker voor bij interne communicatie. Bovendien kan de titel of onderwerpregel die kenmerkend is voor een memo deze indeling effectiever maken. Naast de titelregel bevat een memo ook de datum, de naam van elke ontvanger en de naam en titel van de afzender. Linker align en single-space per alinea in de body van een memo en gebruik een dubbele spatie tussen alinea's. Voeg speciale notaties toe om de memo als vertrouwelijk te markeren en om aan te geven of de memo bijlagen of bijlagen bevat.
De beklaagde werknemer
Breng de beschuldigde hiervan op de hoogte voordat het onderzoek begint. De brief van onderzoek moet de beschuldigingen zo gedetailleerd mogelijk toelichten, inclusief namen, data en omstandigheden. Beschrijf het onderzoeksproces, identificeer wettelijke rechten die de beschuldigde persoon kan hebben en vertel de beschuldigde persoon dat hij een kans krijgt om zijn kant van het verhaal te vertellen, zowel schriftelijk als tijdens een persoonlijk interview. Vertel de persoon of het "business as usual" is of dat zijn functie- of taakplichten moeten worden gewijzigd totdat het onderzoek is voltooid.
In afwachting van onderzoeksmelding
Neem de directe leidinggevende en de afdelingsmanager van de medewerker op in een eerste melding. De brief moet de aard en reikwijdte van het lopende onderzoek toelichten. Bovendien moet in de brief worden aangegeven welke stappen moeten worden ondernomen voordat het onderzoek begint, zoals het boeken van en het beschermen van bedrijfsmiddelen en -eigendom of het wijzigen van de taken van een werknemer. Ten slotte moet in de brief worden vermeld of toezichthouders en managers zullen deelnemen aan het onderzoek en zo ja, specifieke rollen en verantwoordelijkheden moeten definiëren.
Onderzoek Interview Brieven
Brieven moeten ook naar iedereen gaan die je van plan bent te interviewen terwijl het onderzoek verdergaat. In tegenstelling tot een openstaande onderzoekskennisgeving, die meerdere ontvangers kan bevatten, moeten interviewmeldingen echter één ontvanger bevatten in de adresregel, ongeacht het aantal brieven dat u verzendt. De brief zou geen specifieke details moeten bevatten, maar in plaats daarvan eenvoudig aangeven dat de werknemer kan worden geïnterviewd als onderdeel van een lopend onderzoek, de naam moet opgeven van de persoon die het interview zal afnemen en een verwachting van volledige samenwerking zal stellen. Bovendien moet in de brief worden vermeld dat de memo vertrouwelijke informatie is en niet geschikt is voor bespreking tussen de kantoren.
