Niet elke medewerker voldoet aan de verwachtingen. Wanneer dit gebeurt, moet u een disciplinaire brief schrijven of de persoon formeel schriftelijk beëindigen. Sommige werknemers kunnen zo ver afwijken van je verwachtingen dat je boos wordt, maar je moet nog steeds een disciplinaire brief op professionele toon schrijven, omdat de brief een bedrijfsrecord is en je manier van doen reflecteert op het bedrijf. Verrek het gebrek aan professionalisme van de werknemer niet door zelf onprofessioneel te handelen.
Typ de datum. Sla een regel over en typ de naam van de werknemer en haar huisadres op afzonderlijke regels. Sla een extra regel over en typ "Geachte heer / mevrouw (achternaam)" gevolgd door een dubbele punt. Zelfs als u op de voornaam staat bij de werknemer, moet u een extra inspanning leveren om professioneel te zijn in een situatie waarin de werknemer discipline vereist. Het gebruik van de achternaam helpt je ook om afstand te creëren, wat handig is als het nieuws negatief is.
Begin met de brief door aan de werknemer uit te leggen dat zijn prestaties op het werk niet aan de verwachtingen hebben voldaan en vervolgens de problemen met zijn prestaties op een professionele en emotieloze manier te beschrijven. Vermeld indien van toepassing de datums en tijden van grote incidenten, zoals te laat of ongevallen. Raadpleeg eventuele specifieke regels die de werknemer heeft overtreden.
Leg uit wat er gaat gebeuren. Als u de werknemer disciplineert, leg dan uit dat dit haar eerste waarschuwing is en dat volgende overtredingen verdere waarschuwingen met meer ernstige gevolgen, zoals schorsing of ontslag, verdienen. Als u de werknemer beëindigt, geef dan de ingangsdatum voor de beëindiging en alle verdere informatie die zij nodig heeft, bijvoorbeeld wanneer u van haar verwacht dat zij haar kantoor zal verlaten.
Geef contactgegevens op in het geval hij vragen heeft en maak een bezwaarprocedure indien u er een heeft. Bedank de medewerker voor zijn medewerking en vertel hem in voorkomend geval dat je hem in de toekomst goed wenst.
Sluit de letter door 'Oprecht' in te voeren en sla drie regelafstanden over. Type je naam. Druk de brief af op briefpapier van het bedrijf en teken uw naam boven uw getypte naam.
