Management accounting is een van de krachtigste tools die u in een bedrijf kunt gebruiken. Het wordt meestal gebruikt door het hogere management en leidinggevenden van het bedrijf om hen te helpen strategische beslissingen te nemen met betrekking tot specifieke afdelingen, productlijnen of het bedrijf als geheel. Deze accounts worden meestal maandelijks voorbereid en geven u een momentopname van de stand van zaken van het bedrijf dat up-to-date is. Ze omvatten essentiële prestatie-indicatoren voor de hele organisatie.
Er is één groot geheim voor het voorbereiden van managementaccounts: precisie met uw gegevens. Zodra u een budget hebt dat up-to-date is voor elke functie en arm van de organisatie, bekijkt u vervolgens de historische gegevens van het bedrijf om erachter te komen hoe die gegevens zich verhouden tot de prognoses en het budget. Dit zal je helpen om tegelijkertijd twee dingen te doen. Aan de ene kant helpt het je om een ongewenste trend op te sporen voordat het te ver gaat en bijna onmogelijk te controleren is. Aan de andere kant zal het bevestigen of het bedrijf over het algemeen goed op weg is om zijn financiële en operationele doelstellingen te bereiken.
Het boekhoudkundige aspect van managementaccounts
De eerste stap is om ervoor te zorgen dat uw boekhouding up-to-date is. Alle instromen en uitstromen moeten correct worden vastgelegd. U kunt dit op verschillende manieren doen, zoals een specifieke productlijn of een specifieke afdeling. U kunt de hulp inroepen van software voor financieel beheer om het proces gemakkelijker te maken als u een klein bedrijf bent. Voor een grotere onderneming moet u mogelijk Enterprise Resource Planning-software gebruiken. Dit omvat ook het hebben van het juiste beleid om nauwkeurige en nauwkeurige boekhouding te garanderen en een maandelijkse steekproef voor financieel verslag om de voorbereiding van rapporten te begeleiden. Er moet een budget worden opgesteld door elke afdeling en rapporteert voor elke periode met de financiële transacties die hebben plaatsgevonden in die periode.
Verslagen over uitgaven
Zodra de rapporten zo nauwkeurig zijn als ze kunnen zijn, verzamelt u alle rapporten over de uitgaven van het bedrijf. U moet alle aankopen van alle afdelingen in een bepaalde periode controleren, ongeacht of ze op krediet waren of niet. Elke afdeling moet ook een gedetailleerd overzicht hebben van hoe het zijn geld heeft uitgegeven aan zaken als crediteuren, kantoorbenodigdheden, onderhoud, bonussen en salarissen.
Rapporten over inkomen
U moet ook rapporten samenstellen over de inkomsten die de onderneming heeft ontvangen, inclusief omzet, beleggingen en debiteureninkomsten. Verzamel de gegevens van de verkoopafdeling, inclusief de verkoop van elk product en de inkomsten van elk verkoopkanaal. Gebruik een debiteuren-werkblad. U moet weten hoe het bedrijf zijn inkomsten genereert en hoe winstgevend die inkomsten zijn volgens de verkooproute, de locatie en het product zelf.
Alles samenbrengen
Zodra u al deze informatie hebt, sorteert u deze in één uitgebreid rapport dat het hele bedrijf beslaat. De rapporten van elke afdeling moeten worden vergeleken met hun prognoses en budgetten en het rapport voor de hele organisatie moet worden vergeleken met het budget en de prognoses van de hele organisatie.
Vergelijk de rapporten voor uitgaven en inkomsten ook met de bankadministratie om beide te verzoenen. Dit is om ervoor te zorgen dat uw rapportage accuraat is. Elke discrepantie in uw managementaccounts wijst op onjuiste accounting, wat soms kan betekenen dat sommige frauduleuze activiteiten aan de gang zijn.
