Of het nu gaat om een werknemersvergadering of een vergadering waarbij managers, werknemers, CEO's en investeerders betrokken zijn, iemand moet aanwezig zijn om de vergadering vast te leggen en de informatie te delen met anderen die er niet waren. En omdat herinneringen kort kunnen zijn, dienen de vergadernotulen ook als een herinnering aan de aanwezigen over de besproken kwesties, de genomen beslissingen en de acties die mensen geacht worden te ondernemen. Omdat de notulen als gids dienen voor toekomstige zakelijke transacties, is het belangrijk om georganiseerd te zijn en de juiste informatie op te nemen. Dat begint met betrouwbare tools.
Kies je hulpmiddelen
Als het aankomt op het kiezen van hulpmiddelen, selecteert u degene die het beste bij u passen en kunt u op de hoogte blijven van wat er op de vergadering gebeurt en samenhangende opmerkingen maken. Voor sommige mensen is dat een laptop of een tabletcomputer; voor anderen is het een notitieboekje en een pen. Als u een opnameapparaat zoals een voicerecorder of een smartphone met een opname-app heeft, kunt u de vergadering later ook bekijken. Als u een smartphone, tablet of computer gebruikt, schakelt u geluiden, games of sociale-mediatoepassingen uit, zodat u tijdens de vergadering niet wordt gestoord. Met deze hulpmiddelen kunt u sneller notities maken, maar u moet altijd een notitieblok en een paar pennen of potloden bij de hand hebben als back-up.
Gebruik een sjabloon
Het ontwikkelen van een sjabloon kan u tijd besparen, omdat u tijdens de vergadering geen kostbare momenten hoeft te besteden aan het schrijven van de besproken onderwerpen. Computerprogramma's, waaronder Microsoft Office, bieden sjablonen voor zakelijke vergaderingen die u kunt gebruiken - of u kunt uw eigen lege document ontwikkelen met behulp van de agenda die u voorafgaand aan de vergadering ontvangt. Deze sjablonen bevatten meestal secties met "genodigden", "actiepunten", "nieuwe zaken" enzovoort, maar vraag uw werkgever na of er nog andere items nodig zijn, zoals de namen van de aandeelhouders die aanwezig zijn, de namen van gasten en de locatie van de vergadering. Maak bovenaan een sectie met een klein vakje met daarin het woord "Tijd", zodat u kunt noteren hoe laat dat gedeelte is begonnen. Bewaar de sjabloon op een computer in Word of in een ander bewerkbaar formaat en laat een paar lege spaties in elke sectie achter. Als u een sjabloon maakt om af te drukken en vervolgens handmatig in te vullen, laat dan voldoende ruimte vrij in elke sectie. Wanneer u snel opmerkingen schrijft, zult u vaak groter schrijven en meer ruimte innemen dan wanneer u meer tijd zou hebben.
Wat op te nemen en wat weg te laten
Het doel van het notuleren van een vergadering is niet om alles op te nemen wat mensen bespreken, maar in plaats daarvan om de dingen die gebeurden vast te leggen, stelt 'Robert's Rules of Order', een kort boek dat schetst hoe je parlementaire vergaderingen moet afhandelen. Dit boek wordt vaak gebruikt door non-profitorganisaties en bedrijven als een gids voor het houden van vergaderingen. In termen van vergadernotities verspil je je tijd niet met het schrijven van elk argument dat iemand voor of tegen een bepaalde zakelijke actie heeft gemaakt, bijvoorbeeld. Wanneer iemand bijvoorbeeld een beweging maakt, noteer dan de exacte bewoording van de motie, wie de beweging heeft gemaakt en de uiteindelijke resultaten van de stemming. U hoeft echter niet ieders opmerkingen voor of tegen de beweging op te schrijven. Wanneer iemand een rapport maakt, noteer dan wie het rapport heeft gemaakt, de naam van het rapport, een korte samenvatting van het rapport en de genomen actie. En aangezien u 'minuten' neemt, moet u ook de tijd schrijven waarop de beslissing is genomen, evenals de tijd waarop mensen het item begonnen te bespreken.
Een verkorte versie ontwikkelen
Ook al schrijf je niet alles op wat er is gebeurd, soms gaat de actie in de vergadering sneller dan je kunt bijhouden. Als dat gebeurt, gebruik dan je eigen steno. U kunt bijvoorbeeld afkortingen gebruiken van veelvoorkomende zakelijke woorden, zoals 'mgmt' voor beheer of 'prod' voor product of productiviteit. Gebruik initialen voor mensen die betrokken zijn bij de vergadering, zoals "JS" voor John Smith. Symbolen zoals een vraagteken kunnen ook een afkorting zijn voor 'vraag'. U zou bijvoorbeeld "JS?" Kunnen schrijven om aan te geven dat John Smith een vraag stelde. Ontwikkel uw eigen steno en vertaal deze vervolgens in termen die iedereen kan begrijpen voordat u de vergadernotities publiceert.
