Commissievergaderingen spelen een belangrijke rol bij het besturen van zowel non-profitorganisaties als bedrijven met winstoogmerk. Hoewel sommige commissies op informele basis werken, met leden die bijeenkomen voor wat nodig is om specifieke taken uit te voeren, zijn andere commissies formeler. Sommige hebben wettelijke verantwoordelijkheden voor zaken als financiële audits, selectie van uitvoerende leden, aandelenaanbod, lidmaatschapsgoedkeuringen en veiligheidstoezicht. Deze commissies zullen eerder een formele vergaderingsstructuur aannemen met behulp van protocollen als Robert's Rules of Order of soortgelijke regels.
Items die je nodig hebt
-
Agenda
-
Notulen
Bereid een schriftelijke agenda voor en stuur deze minstens een week vóór de commissievergadering. Iedereen in de commissie heeft tijd nodig om de agenda te herzien en zich voor te bereiden op de onderwerpen die tijdens de vergadering zullen worden besproken.
Bel de vergadering om op tijd te bestellen. Dit gebeurt meestal door de commissievoorzitter. De secretaris neemt nota van iedereen die aanwezig is tijdens de vergadering terwijl deze minuten aan het notuleren is. Door de vergadering op tijd op te roepen, worden mensen aangemoedigd om op tijd op te komen en respect te tonen voor alle commissieleden en hun tijd.
Verspreid kopieën van de agenda en alle rapporten die tijdens de vergadering zullen worden gepresenteerd. Als het comité op permanente basis bijeenkomt, moet u kopieën van de notulen van de vorige vergadering verspreiden. Geef commissieleden tijd om de notulen, agenda en andere rapporten te bekijken. Vraag of er opmerkingen zijn over de notulen van de vorige vergadering en vraag vervolgens of er een beweging is en een seconde om de notulen te accepteren.
Volg de volgorde van de agenda om elk item tijdens de vergadering te behandelen. Sta toe dat er moties worden gemaakt die relevant zijn voor het agendapunt dat wordt besproken. Herken elk lid dat op een beweging wil spreken. Sta één persoon toe om tegelijkertijd te spreken en geef elke persoon een kans om te worden gehoord, indien mogelijk. Verzoek om stemming over de ontwerpresolutie wanneer de discussie is afgerond. In sommige gevallen zullen de leden amendementen voorstellen en zal de commissievoorzitter stemmen over de amendementen vóór de ontwerpresolutie.
Beëindig de vergadering wanneer de agenda is voltooid of wanneer het geplande einde van de vergadertijd arriveert. De commissievoorzitter kan een vergadering verdagen zonder motie, tweede of stemming. De secretaris registreert onvolledige zaken zodat deze op de agenda van de volgende vergadering kunnen worden geplaatst.
Tips
-
De meeste formele commissievergaderingen vereisen dat een quorum van leden aanwezig is om de vergadering geldig te laten zijn. De statuten van de organisatie zullen bepalen hoe een quorum wordt bereikt. Het is meestal minstens de helft van de leden.
