Op grond van de Bank Secrecy Act moeten financiële instellingen geschikte archieven en dossierrapporten bijhouden met betrekking tot bepaalde valutatransacties. De wet schrijft regels voor die het melden van specifieke activiteiten verplicht stellen, waaronder het gebruik van bankoverschrijvingen om geld te verzenden en ontvangen. Financiële instellingen gebruiken de valutatransactierapporten en verdachte activiteitenverslagen als het primaire middel om aan de vereisten van de wet te voldoen.
Algemene vereisten
Het verzenden en ontvangen van geld via bankoverschrijvingen valt onder valutatransactie. Banken moeten dus informatie over hun klanten registreren wanneer zij overboekingen verwerken. Informatie die ze opnemen, omvat de naam van de klant, het fysieke adres, de geboortedatum en het sofinummer. Als de klant een niet-ingezetene is, moet de bank een identificatienummer van de belastingplichtige registreren.
De bank moet ook kennis nemen van de documentatie die wordt gebruikt om de identiteit van de klant te verifiëren. Een simpele vermelding dat de bank het individu kent, is onvoldoende. Het rapport moet het rekeningnummer van de afzender en het bedrag en type transactie bevatten. Het moet ook het land van herkomst en het equivalent in de Amerikaanse dollar van de vreemde valuta op de transactiedatum bevatten.
Transactie Aggregatie
Banken moeten valutatransactierapporten voor overboekingen van meer dan $ 10.000 indienen. Als verschillende elektronische overboekingen voor dezelfde persoon worden verwerkt, moet de bank deze als één enkele transactie behandelen en moet de overdracht worden gerapporteerd als het bedrag hoger is dan $ 10.000. Als deze transacties echter voor meerdere bedrijven zijn die eigendom zijn van één persoon, worden de transacties niet samengevoegd. Dit is vanwege het vermoeden dat opgenomen bedrijven onafhankelijke personen zijn, dus elk bedrijf wordt afzonderlijk behandeld.
Fase I Vrijstellingen
Sommige organisaties kunnen kwaliteit bieden voor vrijstelling van rapportage van valutatransacties. Deze entiteiten vallen onder de vrijstellingscategorieën Fase I of Fase II. Fase I-vrijstellingen worden aan banken verleend in de mate van hun binnenlandse activiteiten. Overheidsinstanties en entiteiten die overheidsgezag uitoefenen binnen de Verenigde Staten komen ook in aanmerking.
Banken moeten een rapport indienen over het e-archiveringssysteem van de Bank Secrecy Act om in aanmerking komende bedrijven vrij te stellen. Dit rapport is binnen 30 dagen na de eerste transactie van de bank met het vrijgestelde bedrijf verschuldigd.
Fase II vrijstellingen
Zelfs als een bedrijf niet voldoet aan de criteria voor Fase I-vrijstellingen, kan het nog steeds in aanmerking komen voor CTR-vrijstellingen. Deze bedrijven omvatten loonlijstklanten en niet-beursgenoteerde bedrijven. In aanmerking komende niet-beursgenoteerde bedrijven zijn onder meer bedrijven die een grote dollartransactie uitvoeren met een vrijgestelde bank. Alleen de binnenlandse activiteiten van deze bedrijven komen in aanmerking voor vrijstelling. Ze moeten ook Amerikaanse bedrijven zijn of zijn geregistreerd om zaken te doen in de Verenigde Staten. Payroll-klanten zijn bedrijven die geld opnemen om Amerikaanse werknemers te betalen. Het moeten ook Amerikaanse bedrijven zijn.
