Vergaderingen vinden vrijwel overal plaats waar mensen zijn. Kerken, scholen en bedrijven houden om de een of andere reden samenkomsten. Wanneer de minuten correct zijn afgelegd, kunnen ze eenvoudig worden doorgegeven aan andere leden van de vergadering die iets specifieks opnieuw moeten horen, vooral een dag of twee na de vergadering. Hoe graag we het ook proberen, we zullen ons nooit alles herinneren. Daarom is het zo belangrijk om de notulen tijdens een vergadering correct op te stellen.
Minuten notuleren
Controleer of uw bedrijf, kerk of school een verplicht format heeft voor het maken van notulen. Sommige bedrijven hebben een bepaalde manier om dingen te doen, zelfs als het een beetje afwijkt van de standaard. Zorg ervoor dat je het gevraagde formaat volgt.
Zit op een plek waar je iedereen kunt zien en horen. Het is moeilijk om de notulen op te schrijven wanneer u op zoek bent naar wie wat heeft gezegd. Zitten op een centrale locatie is het beste als de ruimte redelijk groot is zonder versterking. Ga zitten aan de voorkant van de kamer wanneer grote groepen microfoons gebruiken.
Schrijf de datum op je papier. Houd uw papier en pen klaar voordat de vergadering begint om te voorkomen dat u aan het begin iets belangrijks mist. Noteer ook of deze bijeenkomst over een specifiek onderwerp of probleem gaat. Noteer ook snel de rangschikking als de leden relatief weinig leden zijn. Dit zal je ook later helpen bij het noteren van wie wat zei.
Neem iedereen op die er is. Noteer de persoon die verantwoordelijk is voor de vergadering en degenen die om een of andere reden niet aanwezig konden zijn. Maak indien mogelijk van tevoren een schets van het onderwerp om u tijdens de vergadering notulen te geven en notulen te maken.
Schrijf op wie wat, ideeën of onderwerpbesprekingen en beslissingen over die discussies heeft gezegd. Als er een stem plaatsvindt, noteer dan wie de stem heeft uitgebracht, wie de stem heeft uitgebracht en ook wat de uitkomst van de stemming was, zoals 4 nee's tegen 9 ja's.
Neem absoluut alles wat tijdens de vergadering is gezegd niet op. Noteer de ideeën en de onderwerpen kort samengevat. Je maakt jezelf gek als je probeert elk woord op te schrijven dat elke persoon zegt.
Kopieer uw notulen zo snel mogelijk na de vergadering. Dit voorkomt fouten en geheugenverlies. Zorg ervoor dat u uw spelling nogmaals controleert voordat u de minuten afdrukt en ze uitdeelt aan degenen die aanwezig waren op de vergadering.
