Als je je zorgen maakt over je baan, moet je deze bezorgdheid op een gegeven moment met je baas bespreken. Door je zorgen kenbaar te maken via een brief, kan je baas duidelijk begrijpen wat je bezighoudt, zonder ruimte te laten voor verkeerde interpretatie, omdat al je gedachten en ideeën duidelijk tot uiting komen. Als u een brief met bezorgdheid naar uw baas wilt schrijven, volgt u bepaalde richtlijnen om ervoor te zorgen dat uw zorgen op een professionele manier worden neergelegd.
Hoofdzorgen schetsen
Vermeld in de eerste alinea van de brief precies waarom u contact opneemt met uw baas. Gebruik de eerste twee zinnen om de lezer te informeren dat je je zorgen maakt over de klus en vervolg met een directe uitleg over wat je dwars zit. Beschrijf in dit gedeelte de belangrijkste, of overkoepelende, aandachtspunten.
Voorbeelden van zorgbrieven:
"Hallo, meneer Smith. Ik schrijf je omdat ik een aantal ontmoedigende zorgen heb met betrekking tot de landschapstaak die aan mijn divisie is toegewezen. Tijdens mijn observatie, heb ik gemerkt dat medewerkers op een onprofessionele manier laat, te moe zijn en machines bedienen. "
Geef specifieke voorbeelden
Zodra het algemene doel van de brief is uitgelegd, kunt u dieper in de situatie duiken door de lezer specifieke voorbeelden te geven. Dit geeft hem een duidelijk beeld van de situatie en vermindert de kans dat uw brief onopgemerkt blijft.
Voorbeeld van zorgplicht:
"Jason S. Masters is om 10:45 uur op de werklocatie aangekomen, wat 1,5 uur na zijn geplande aankomsttijd is. Bij aankomst leek hij al te moe en begon hij machines te bedienen zonder de gestandaardiseerde veiligheidscontrole uit te voeren. Later op de middag zag ik verschillende werknemers werken met zware machines zonder een helm te dragen of veiligheidsmaatregelen te nemen. "
Vermijd Emotionele verklaringen
Tijdens het schrijven van de brief, word niet overdreven emotioneel omdat dit de professionaliteit en legitimiteit van de brief vermindert. Zorg ervoor dat alle uitspraken feitelijk zijn gebaseerd en vrij zijn van emotionele boventonen. Het doel van deze brief is om uw baas de nodige informatie te geven om de precieze oorzaken van bezorgdheid te schetsen, zodat hij actie kan ondernemen als hij dit nodig acht.
Verbeteringen voorstellen
Aan het einde van de brief, maak suggesties met betrekking tot uw zorgen. Zorg ervoor dat deze suggesties dat blijven en geen eisen. Voorafgaand aan een suggestie, gebruik verklaringen zoals: "Denkt u dat het het beste zou zijn …" of "Misschien zal het nuttig zijn …" Gebruik dit deel van de brief om ideeën te introduceren die u had, maar volg dit gedeelte met een verzoek om een vergadering om uw zorgen verder te bespreken en ideeën uit te wisselen om eventuele problemen op te lossen.
