Het adresseren van een zakelijke brief aan een persoon is relatief eenvoudig. U schrijft de naam en het adres van de persoon met behulp van de indeling van het Amerikaanse postkantoor en vervolgt met 'Geachte heer / mevrouw / mevrouw'. Wanneer u meerdere ontvangers in dezelfde zakelijke brief moet behandelen, wordt het ingewikkelder. Afhankelijk van de locatie van de ontvanger, adresseer je elke ontvanger afzonderlijk of gebruik je de "carbon copy" -notatie - "cc" - onderaan de brief.
Meerdere mensen, hetzelfde adres
Wanneer u meerdere ontvangers in dezelfde organisatie behandelt, hoeft u het adres niet meerdere keren te herhalen. Schrijf gewoon de naam en titel van elke ontvanger in, gevolgd door het bedrijfsadres. Het zou er ongeveer zo uit moeten zien:
Mevrouw Mary Harris, CEO
Robert Martinez, directeur van Facilities
Dr. Philippa Bennett-Price, financieel directeur
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Uw aanhef dient dan de namen te vermelden in dezelfde volgorde als het adres, gevolgd door een dubbele punt (":"), bijvoorbeeld "Beste mevrouw Harris, Mr. Martinez en Dr. Bennett-prijs:" Schrijven "Beste Mary, Robert en Philippa: "is prima als je op voornaam staat. Het is hoffelijk om een afzonderlijke brief en envelop naar elke persoon te sturen, dus druk en onderteken een origineel exemplaar voor elke ontvanger.
Meerdere mensen, ander adres
Wanneer dezelfde brief naar meerdere ontvangers op verschillende locaties moet gaan, ontvangt elke persoon een individueel geadresseerde brief. Geef aan dat u de brief aan andere mensen hebt verzonden door "cc:" onder aan de brief onder de handtekeningregel te plaatsen, gevolgd door de namen van de andere ontvangers in alfabetische volgorde. "CC" staat voor carbon copy, verwijzend naar het carbonpapier dat werd gebruikt om extra kopieën van documenten te maken vóór de uitvinding van het fotokopieerapparaat - vandaag gebruiken we de uitdrukking "courtesy copy". Zorg ervoor dat de regel "cc:" in elke letter wordt gewijzigd, zodat elke ontvanger weet wie alle andere ontvangers zijn. Neem hun adressen op als dit nuttig is voor uw ontvanger.
Wanneer er veel geadresseerden zijn
Wanneer u veel ontvangers hebt, zoals leden van een commissie, is het wellicht beter om een enkele brief aan de groep voor te bereiden en aan het einde van de brief een distributieblok te plaatsen. Het is acceptabel om grotere groepen als een groep mensen te begroeten, bijvoorbeeld 'Beste investeerdersrelaties' of 'Geachte leden van de raad'. Als de brief intern wordt verspreid binnen uw eigen organisatie, is het goed om de informele begroeting "Beste allen" te gebruiken.
Een woord van waarschuwing
Hoewel er een bepaalde etiquette bestaat voor het adresseren van brieven aan meerdere ontvangers, zijn er geen vaste regels. Uw bedrijf heeft mogelijk een eigen stijl die al dan niet in overeenstemming is met de traditionele normen. Consistentie geeft een goede indruk van uw merk, dus controleer of al uw werknemers dezelfde stijl volgen in elke zakelijke communicatie.
