Het afstemmen van uw payrollbankrekening is het vergelijken van het saldo van de grootboeksaldolekening met uw bankafschrift. Het verschil tussen de twee saldi kan te wijten zijn aan uitgegeven cheques die de bank nog niet hebben gewist, tijdelijke verschillen tussen uw boekhoudingsmaand en de einddatum van het bankafschrift of fouten op het bankafschrift of boekingen in uw grootboek. Het afstemmen van de payroll-bankrekening kan een eenvoudig proces zijn of kan ingewikkelder zijn, afhankelijk van de complexiteit en de omvang van uw salarisadministratie.
Items die je nodig hebt
-
Spreadsheet software
-
bankafschrift
-
Grootboekactiviteitenrapport
-
Payroll-rapporten
Afstemmingsformaat
Maak een spreadsheet. Gebruik de eerste kolom van uw spreadsheet om beschrijvingen voor uw regelitems in te voeren. Gebruik de tweede kolom om het bedrag voor elk regelitem in te voeren.
Voer op de eerste rij de omschrijving "Balans per bank" in en voer in het kolombedrag het eindsaldo in op uw bankafschrift.
Maak een lijst van de aanpassingen aan uw banksaldo in de volgende rijen, die elk een unieke beschrijving en een bedrag bevatten.
Totaal uw banksaldo en al uw aanpassingen. Wanneer deze som gelijk is aan uw grootboeksaldo, heeft u de afstemming voltooid. Voer de omschrijving "Balans per grootboek" in de laatste rij van de afstemming in. Laat het bedrag voor deze rij zien met een dubbele onderstreping om aan te geven dat dit het eindtotaal is.
Los correcties op die niet eenvoudigweg tijdelijke verschillen zijn door een correctiegegeven naar uw grootboekboek te boeken of contact op te nemen met uw bank als ze een fout in uw account hebben gemaakt.
Algemene aanpassingen
Vergelijk de cheques die zijn uitgegeven per loonlijst met de cheques die de bank hebben leeggemaakt om de uitstaande cheques te identificeren. Voer het totaal van alle openstaande cheques in als een negatief getal. Uw bank kan u een lijst van de openstaande cheques verstrekken.
Controleer of het aantal directe stortingen dat is uitgegeven en in uw grootboek is bijgeschreven gelijk is aan het bedrag dat de bank op uw rekening heeft gedebiteerd voor directe stortingen. Als op het bankafschrift geen direct gestort bedrag wordt vermeld dat u al in het grootboek hebt geboekt, voert u dit in als een positieve aanpassing.
Vermeld alle bankkosten die op uw bankafschrift zijn vermeld maar die niet in uw grootboek zijn opgenomen als een positieve aanpassing. Maak een ingang naar uw grootboek klaar om de kosten te registreren.
Vergelijk het bedrag dat is opgenomen van uw loonadministratie voor loonheffingen tot het bedrag van de loonbelasting die u hebt gepost in het grootboek. Als het bedrag van de bank anders is, voert u het verschil in als een aanpassing. Als de opname van de bank hoger is, moet u het verschil invoeren als een positieve aanpassing.
Tips
-
De bottom line van uw afstemming moet de balans per grootboek zijn.
Om uw afstemming er professioneel uit te laten zien, omvatten een rapportkop, kolomkoppen, notities om uit te leggen hoe en wanneer afstemmingsitems worden gewist, wie de afstemming heeft voorbereid en een lijst weer te geven van de ondersteunende documentatie die u hebt gebruikt en waar de softcopy van het spreadsheetbestand zich bevindt.
Los de afstemmingsitems vóór het einde van de volgende boekhoudperiode op. Als u items uit de vorige periode die nog niet zijn opgelost, hebt gecombineerd, neemt u deze op in een gedeelte Aanpassingen van uw huidige afstemming en alle toekomstige afstemmingen tot deze zijn opgelost.
