Robert's Rules of Order zijn geschreven door een ingenieur in het Amerikaanse leger na een mislukte poging om een openbare vergadering te presideren. De regels zijn uitgegroeid tot een handboek voor non-profitgroepen, studentenvergaderingen en andere organisaties, die richtlijnen geven over wie, wanneer en hoe leden spreken over en stemmen over beslissingen. Alle leden moeten deze regels begrijpen, die ingewikkeld kunnen worden voordat de vergadering begint. Een goede registratie van beslissingen is van fundamenteel belang voor organisaties om vooruitgang te boeken.
Stemmen
Voordat er gestemd wordt, moet er een motie worden geïntroduceerd en gedetacheerd. De notulen van de vergadering vermelden meestal de namen van degenen die bewegingen maken en afstoten. Na discussie kan een lid de vraag stellen, wat betekent dat hij de voorzitter om een stem vraagt. Nogmaals, dit vereist dat iemand de beweging detacheert, en wordt ook toegeschreven. Voordat een stemming kan plaatsvinden, moet er een quorum zijn, zoals gedefinieerd in de statuten van de organisatie.
Stemmethoden
Er zijn meerdere manieren waarop groepen op een motie kunnen stemmen. Sommige methoden vereisen het tellen van stemmen, zoals iedereen vragen "ja" of "nee" te zeggen. Een exacte telling kan optioneel zijn en alleen worden uitgevoerd op verzoek van een lid (bijvoorbeeld met stem of door "ja" of "nee" te zeggen) of door de voorzitter (bijvoorbeeld door te delen, mensen te vragen om te staan of hun hand op te steken).). Voor minder controversiële kwesties kan de spreker algemene stemmen vragen door te vragen of er bezwaren zijn.
Meerderheidsvereisten
De huishoudelijk reglement van elke organisatie zal regels bevatten die de grootte bepalen van de meerderheid die vereist is om een beweging door te geven. Voor administratieve items is vaak een gewone meerderheid voldoende. Tweederde meerderheid kan echter vereist zijn voor substantiële wijzigingen in de structuur of statuten van de organisatie. De notulen moeten duidelijk zijn voor welk type meerderheid de beslissing vereist is.
Stemvrijstellingen
De president of hoofd van de organisatie heeft dezelfde rechten als andere leden. Hij kan echter niet stemmen, om onpartijdigheid te handhaven, tenzij de stemming door stemming plaatsvindt of als de stemming invloed heeft op het resultaat. Ex-officio-leden kunnen stemmen zoals alle andere leden zolang ze leden zijn met een goede reputatie. Volmacht stemmen, of stemmen uitgebracht door iemand die aanwezig is in de plaats van een afwezig lid, worden niet meegeteld, tenzij aanvaardbaar geacht door de statuten.
Andere items om op te nemen
In de notulen van de vergadering moet worden vastgelegd hoeveel gestemd "ja" en "nee", alsmede hoeveel leden zich van de stemming hebben onthouden. Neem ook op als de beweging voorbij gaat. Over het algemeen weerspiegelen de notulen het resultaat van de vergadering, niet de discussie. Het is belangrijk om heel duidelijk te zijn over de resultaten van de stemming, niet het gesprek vooraf.
